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办公厅各处室，厅属单位： 为进一步提高办公厅工作效率和服务质量，推进政务工作规范化、制度化和科学化，通过学习借鉴友邻盟市先进经验做法，结合我办当前存在的问题和工作实际，在原有工作制度的基础上，就进一步加强和改进政务工作通知如下。 一、改进文件办理机制，提高公文运转效率 公文管理要根据《国家行政机关公文处理办法》的具体要求，严格按照规定程序办理，不得简化、越权和非程序化操作。 ㈠收文处理 ⒈来文登收。所有来文均由秘书一处统一签收、开拆、登记。其它处室及领导专职秘书均不得直接接收和向领导转呈下级来文。 对于不符合行文规范和要求的下级来文，秘书一处做退回处理。对于部门和单位呈送领导个人阅知的文件、简报、信息和邮件等（急件除外），由秘书一处整理归类，领导专职秘书从秘书一处取回进一步审查，清除不需要领导阅知的来件后，呈送领导。 ⒉公文分签。公文登收后，秘书一处设专人进行分签。公文需由市政府主要领导签批或两位以上领导协调签批处理的，秘书一处提请办公厅分管政务工作的领导分签。 ⒊公文运转。秘书一处要及时将分签好的文件转呈相关秘书长签批意见。根据签批意见需由部门办理的，秘书一处及时转部门办理；对需报市长、分管副市长阅批的，由秘书一处及时交领导专职秘书转呈。遇特殊情况领导专职秘书不能呈送时，必须由秘书一处专人呈送。领导阅批后的公文，秘书一处及时取回。 要加强保密工作，上三级来文和涉密文件由秘书一处确定专职机要员按《保密法》有关规定办理。在公文运转的各个环节，秘书一处和领导专职秘书要分别做好转呈记录。 对未办结的公文，未经相关秘书长同意，不允许任何无关人员查看借阅。 ⒋公文催办。秘书一处根据公文的紧急程度对公文运转进行全程催办，尽力缩短运转签批时间。对于有办理时限要求的公文，必须在规定时间内办理完结。紧急文件要随收随签，专人催办直至完结，领导外出要通过电话及时请示办理。呈各秘书长和转有关部门的公文要分清轻重缓急，分类处理，原则上一般性公文不超过2个工作日签批办理完毕；呈副市长的一般性公文不超过3个工作日签批办理完毕；领导需要延长办理时限的公文，要做好盯办记录，适时提醒领导及时办理。 秘书一处每周五要对本周所有来文进行梳理，检查签批情况，做到件件有落实。每周办文情况由秘书一处汇总后呈秘书长、办公厅主任阅知。 ㈡发文处理 ⒈拟稿。文稿要符合国家的方针、政策和有关规定，观点鲜明，内容详实，文字精炼，条理清楚，层次分明，力求精简。 ⒉审核。加强各类文稿的审核。所有发文以及讲话、汇报等文稿，呈送领导前都要贴发文稿纸或文稿审阅单，由起草文稿的处室负责人核稿，行政规范性文件须送法制办论证。 处室负责人核稿后，呈办公厅分管政务工作领导或相关秘书长审核，然后按照公文审批程序的相关规定呈有关领导审签。 ⒊签发。凡报自治区党委和政府的文件，必须经秘书长审核后，报市长或市长委托常务副市长签发；市政府其它发文由授意起草公文的市长或相关副市长签发。办公厅发文由秘书长或副秘书长签发。 ⒋复核。对于领导已签发的公文，均由秘书一处确定专人一核，主要复核秘密等级、紧急程度、格式、附件等是否符合规定。办公厅分管政务工作领导进行二核，主要复核行文规范、审签程序、是否与其他公文冲突等。二核人员复核签字同意后由秘书一处编定文号付印。对于不符合有关要求的公文，由二核人员与相关秘书长沟通并按审批程序商签发人重新修改发文。 任何人员不得违背领导意图擅自篡改领导批示及领导已经签发的文件、文稿内容。 ⒌校对。对进入付印程序的文稿，按照谁起草、谁主办、谁校对、谁负责的原则，由起草人员对打印清样进行认真校对。 ⒍缮印。经校对无误的文件，交由文印室进行缮印。打印文件要美观大方，符合字体、排版等公文印制的有关要求。装订整齐牢固，不漏页、不错页、不倒页。秘书一处对缮印完毕的文件进行签章前检查，检查无误后方可签章。 ⒎发送。一般性发文由秘书一处送文件交换站发送；重要紧急文件由秘书一处按照时限要求，协调受文单位及时取回或电传，并办理发送手续。 ⒏归档管理。公文办理完毕后，秘书一处要及时整理立卷，并进行电子文档备份保存，按时限要求归档。档案管理人员要按照国家档案管理的标准要求，及时立卷归档。要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和准确及时查阅利用。领导批示件也要按档案法等相关规定保存归档。 秘书一处定期编发《巴彦淖尔政报》，刊载带有普遍周知性的公文。 二、加大督查反馈力度，推动政府决策真正落到实处 ㈠对于政府工作报告、政府全体会、政府常务会、市长办公会作出的安排部署、政府重大决策和市政府领导交办的重大事项，以及其他有必要由市委政府督查室督办的事项，由相关综合处室填写《政府重大事项督办通知单》，秘书长或分管秘书长审核后转市委政府督查室进行督办。《政府重大事项督办通知单》要注明督办事项、督办要求、反馈时限等。市委政府督查室要按要求向政府报告督办结果。 市党代会、人代会、政协会议交办的党代表建议和人大代表议案、建议、批评意见以及政协委员提案，由市委政府督查室负责督办落实，并按要求及时向党代表、人大代表、政协委员答复，做好向市委、人大常委会和政协委员会报告、通报的整理、汇总工作。 市政府的重大活动、各类会议，要通知市委政府督查室参加。 ㈡对于市政府领导没有要求市委政府督查室督办的批示件、交办工作以及秘书长办公会议纪要等，由秘书一处和相关处室共同督办反馈。 ⒈登记。相关处室收到市政府领导批示件和交办工作后，及时转秘书一处。相关处室和秘书一处都要详细记录批示或交办的主要内容、来件单位或交办领导、收件或交办日期、具体承办领导和单位等。凡要求报送办理结果的，相关处室要详细填写《市政府领导批示和交办工作事项办理通知单》，注明主会办单位、领导批示或交办内容、办理要求及时限，一并转秘书一处。 ⒉督办。秘书一处要及时将批示或交办工作并附办理通知单转呈有关市政府领导、部门或单位办理。同时，要加强与承办部门或单位联系，督促其在规定时限内完成办理工作，并以书面形式上报办理结果。 ⒊审核。秘书一处要及时将部门的办理报告转相关处室。相关处室对办理报告要认真审核。对不符合办理要求的，由秘书一处退回承办部门或单位，责其重新办理并上报。 ⒋反馈。对符合要求的办理报告，相关处室及时将办理结果向分管秘书长汇报，并向作出批示和交办意见的市政府领导报告反馈。对属日常工作的事项，以目录列项汇总的方式反馈；涉及全市经济社会发展重大问题或与人民群众生活密切相关、亟待解决的热点、难点、重点问题，填写《领导批示件和交办工作事项办理情况反馈单》专项反馈。 ⒌办结。市政府领导同意办理结果、再未提出意见的，即为办理完结。对办理结果有新的要求和意见的，按照程序再进行办理。 ⒍归档。批示件或交办工作办理完结后，相关处室将批示原件或交办登记复印件、办理报告等有关材料收集齐全，交秘书一处归档。 三、创新会务管理和服务方式，提高会务服务水平 ㈠政府常务会议的办理 ⒈会前准备。经分管副市长同意拟提交政府常务会议研究的议题，由议题提出单位征求旗县区、有关部门意见，然后由分管副秘书长组织对议题进行讨论完善。属于行政规章或行政规范性文件，由法制办履行法律法规审核把关程序。议题材料齐全、协调工作充分，认真填写市政府常务会议审批单，议题提交单位负责人、分管副秘书长、分管副市长依次签批同意后，对口处室将议题审批单、文字材料、有关说明、拟参会单位名单、相关旗县区和部门书面反馈意见等一并交综合一处。综合一处汇总并经分管办公厅政务工作的副秘书长把关后，呈秘书长审核，报请市长或常务副市长审签。 对列入政府常务会议的议题，综合一处将所有材料交秘书一处按参会人数打印装封，会前发参会领导和有关部门。秘书二处负责协调、通知领导及有关单位参加会议。 为了进一步提高政府常务会议办会质量，综合一处设专职政府常务会议、政府党组会议秘书。 ⒉会中服务。秘书二处提前布置好会场，清点人数并向秘书长或会议主持人报告到会情况，维护好会场秩序，保证会场内音响、灯光等设施、设备的正常运行，并及时承办好领导及其他与会人员临时交办的事项。政府常务会、党组会专职秘书做好会议的录音和记录。 ⒊会后落实。政府常务会、党组会专职秘书负责起草会议纪要，分管副秘书长审核后，报请秘书长、市长审签。对会议议定的事项，由督查室负责督查并及时向市长反馈结果。秘书一处按档案管理的有关要求将会议材料收集齐全存档。 ㈡政府综合性会议和各部门提请召开的全市性会议的审批 市人民政府召开的全市综合性的重要工作会议，由市人民政府常务会议审批。 各部门拟提请以市人民政府名义召开的工作会议，要于年底向相关秘书长书面提交下一年度工作会议申请。经相关秘书长审签同意后，秘书二处安排落实。 以市政府名义召开的各类会议的会议议程、参会人员范围、及会后出台的相关文件、新闻发布等，均由主办会议的秘书长或分管副秘书长全程负责把关。 四、完善信息工作制度，提升政务信息服务效能 ㈠凡上报自治区和国家的重要信息以及政府网站上发布的信息，必须经信息涉及内容的分管副秘书长把关后方可上报或发布。 ㈡信息工作人员要经常参加市委、政府召开的各类会议，积极参与领导的政务活动。要积极主动加强与各旗县区、各部门的联系，深入基层调查研究，加强领导关注的难点、热点问题的资料收集，为领导决策提供具有较高参考价值的信息。 ㈢进一步丰富信息报送的内容和形式。除日常信息报送外，根据信息网络技术发展需要，配备摄影摄像器材和专职采编人员，增加图片、影像资料的报送。 ㈣加强资料收集积累。综合处室和信息处要及时调研或调度全市经济社会运行情况和重点工作、重大项目进展情况，随时掌握全市工作动态。综合一处要督促市发改、统计、财政、农牧业、经委、金融办、建委、招商、劳动和社会保障、民政、教育、卫生等部门于每月15日前上报上月工作运行情况。 五、加强应急机构和制度建设，完善应急保障体系 ㈠建立应急值班制度。应急办公室严格执行24小时值班制度，做好电话记录、文件收发等日常工作，保持与具体处置紧急突发事件的专项指挥部门或主管部门联络畅通。 ㈡严格执行应急报告制度。遇有突发事件，值班员按《巴彦淖尔市人民政府办公厅处置突发性事件应急预案》规定及时报告应急办主任，主任要迅速提出拟办意见，报告分管副秘书长，情况特别紧急的先以电话方式报告，必要时可越级先向政府领导直接报告。同时，要按有关规定报告上级应急机构。 ㈢健全应急管理体系。应急办要督促各旗县区尽快在政府办公室下设应急办公室，明确机构、职责、人员和经费等，并督促市直各部门确定专人承担应急工作，形成市、旗县区和部门统一协调的工作系统。 ㈣加强应急平台建设。尽快完成集值班、应急、热线三项功能的控制平台建设。加强应急工作人员应急和微机操作等技能培训，经常与市新闻办、网络信息中心进行交流，提高应急管理水平。 ㈤积极落实应急预案。应急办要加强应急预案的宣传，做好应急预案和重要应急决策以及应急物资储备、抢险队伍建设的督查落实工作，提升应急处置能力和水平。 六、严格印章管理，增强政府行政管理的权威性和严肃性 ㈠加强印章管理，秘书一处确定一名机要人员专门负责。印章要放入保险柜内，不得随意放置，以免丢失或被他人随意使用。 ㈡印章一般要在办公室使用，未经市长或常务副市长、秘书长批准，不允许携带外出使用。 ㈢对于政府及办公厅发文，凭发文签字即可签章用印。其它所有政府印章使用，必须由秘书长审核，市长或常务副市长同意；办公厅印章使用，必须由秘书长或办公厅主任审核同意。 ㈣空白纸张和表格不准盖章。 ㈤用印登记。除发文外，印章使用要详细做好用印日期、用印事由、批准人、用印数等记录。