海西州人民政府办公室关于启用电子公文传输系统的通知
【颁发部门】 海西州人民政府办公室
【发文字号】
【颁发时间】 1970-08-21
【实施时间】 1970-08-21
【效力属性】 有效
各市、县委和人民政府，各工、行委，州委、州政府各部门：
为全面推进我州电子政务建设和应用，提高办公效率和质量，自去年以来，在州政府的高度重视下，由州政府办公室牵头组织协调，各地区、各单位共同努力，克服困难，完成了州政府电子公文传输系统的建设和网络平台的集成。目前，硬件系统的安装、调试及系统集成已全面完成，全州专网网络建设及改造工程已全部竣工，电子公文传输系统服务器端的安装、调试初步完成，对各地区、各单位技术人员的培训工作已结束，所有准备工作已经就绪。经州政府领导同意，从2006年12月1日起将在全州范围内试运行电子公文传输系统，2007年3月1日起正式启用。为确保此项工作稳妥、有序地进行，现就有关事项通知如下：
一、高度重视电子公文传输系统建设
各地区、各单位积极开展电子公文传输系统在州政府专网平台上的各项应用，推进电子政务建设，加快政务信息化建设步伐。各地区、各单位要按照有关文件要求，抓紧做好本地区、本单位的政务信息化建设工作。还没有配备专网专用计算机、彩色打印机、交换机等电子政务应用必备设备的地区和单位要尽快购置，务必在11月底前完成与州政府专网平台的连接，已实现与州政府专网连接的，要扩大联网范围，尽快建成本地区、本单位的局域网，保证政府专网覆盖到本地区、本单位的所有领导和相关科室。落实各项管理制度，确保全州专网网络安全运行。
二、切实加强电子公文传输系统应用工作
海西州政府电子公文传输系统是根据州政府办公室办公业务的实际需求而制定的专用办公系统，该系统以州政府办公室为枢纽，实现各地区、各单位间纵向和横向电子公文的安全、高效传输。
（一）开展政府电子公文传输工作，必须严格遵循《国家行政机关公文处理办法》和《海西州电子公文传输管理暂行办法》（附件1），规范有关工作程序，完善相关技术设施，建立健全本地区、本单位电子公文传输管理制度，确保电子公文传输安全高效。各地区、各单位建设本单位纵向的电子公文传输系统，涉及的应用软件、操作系统、数据库、信息标准等要按照青海省办公厅“全省政府系统网上公文传输系统”的技术接口要求和《海西州政府电子公文传输系统实施方案》（附件2）进行，以保持与省、州政府电子公文传输系统的兼容。
（二）电子公文传输的内容。州政府办公室印发的普发文件；州政府办公室的会议通知、督查通知等；各地区、各单位上报州政府的请示、报告等。机密级（包括机密）以上的公文不得传输。
（三）各地区、各单位办公室负责本单位的电子公文传输系统管理工作，日常工作由文秘部门负责。各地区、各单位要指定专人进行操作，确保及时接收和发送电子公文，工作日要保证每天上、下午各上网一次，不得出现电子公文积压、延误现象。州政府办公室将利用电子政务短信息平台，通过短信息手段提醒各地区、各单位查看、接收非正常工作时间传输的紧急电子公文。系统正式运行取消纸质公文后，凡因不按时开机或上网而耽误收取电子公文、会议通知等造成误事的，责任由接收单位负责。同时，在电子公文传输系统中设置好本单位的详细信息，以便实现电子公文流转的在线跟踪。
（四）各联网单位从州政府专网上收取的电子公文、督查通知、会议通知等，一律视为正式公文，与相同内容的纸质公文具有同等效力，应按照规定程序和要求及时办理。
（五）各地区、各单位的电子印章由州政府办公室统一制作、颁发，不得擅自制作使用，对电子印章的管理等同实物印章；电子公文传输系统的加密狗设备是阅读和打印红头红章公文的关键设备，必须安装在收发电子公文的专用计算机上，由专人进行管理。加密狗由州政府办公室购置，为各地区、各单位统一配发，每个单位有且仅有一个加密狗，不得从第三方购买加密狗增加电子公文收发点。电子公文的归档按照国家档案管理部门的有关规定执行。
三、电子公文传输系统的访问方式
电子公文传输系统通过州政府专网网站进行登录。在专网（http：//haixi.qh.gov.cn）的用户登录栏内输入本地区、本单位的帐号和密码并进行成功登录后，点击办公专区栏中的相应栏目后即可进入相应的系统。各地区、各单位的帐号和密码，请到州政府信息科领取。各地区、各单位在收到帐号和密码并成功登录后，请及时修改密码，方法是：在登录后，点击用户登录窗口中的“修改个人信息”按钮，进入个人信息修改界面后修改密码。
四、电子公文传输系统启用进度安排
2006年12月1日至2007年3月1日为电子公文传输系统试运行阶段。期间州政府办公室同各地区、各单位之间的公文传输实行双轨运行，即纸质公文和电子公文同时传递，各地区、各单位在传送纸质公文的同时通过专网网络传输电子公文，并及时进行文件签收和发送工作；2007年3月1日起，州政府办公室将根据运行情况，逐步取消下发各地区、各单位机密级以下纸质公文，同时停止接收各地区、各单位上报州政府的请示等文种纸质公文。
州政府办公室相关科室联系人和电话号码：
信息科： 庞泰 电话：8211870 8714352
秘书科： 才琴 电话：8222857 8710380
附件：1、海西州政府系统电子公文传输管理暂行办法
2、海西州政府电子公文传输系统实施方案
二○○六年十一月二十三日
附件1：
海西州政府系统电子公文传输管理暂行办法
第一章总则
第一条根据国务院办公厅《电子公文传输管理办法》的有关规定，为使州政府办公室和各地区、各单位之间电子公文传输工作规范化，确保电子公文传输的安全有效，结合我州实际，特制定本办法。
第二条各级行政机关的办公室是电子公文传输的管理机构，负责本机关电子公文传输的管理工作；技术服务部门是电子公文传输的技术保障机构，负责电子公文传输系统的技术保障工作。
第三条电子公文是指通过由州政府办公室统一配置的海西州政府电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第四条电子公文传输是指电子公文的生成、发送和接收过程。
第五条州政府办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各地区、各单位办公室主管本单位的电子公文传输工作。
第六条电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。
第二章电子公文的传输
第七条电子公文传输在海西州政府专网平台上进行。州政府办公室按照系统命名规范统一为各地区、各单位建立各自的公文发送、接收专用帐号及密码。
第八条传输电子公文应当使用州政府办公室统一要求的软件和设备：
（一）海西州电子公文传输系统（统一配备）；
（二）加密狗（统一配备）；
（三）专网专用计算机（自行购买）；
（四）专网网络交换机（自行购买）；
（五）内外网隔离卡（自行购买）
（六）彩色打印机（自行购买）。
第九条公文完成审核、签批手续后，应由负责录入、传输工作的部门将其通过海西州电子公文传输系统处理生成电子公文，经部门负责人核准后，通过州政府专网发送至接收单位。
第十条电子公文发送后，发送单位应当在8小时内对所发电子公文的接收情况进行查询；对接收单位退回的电子公文应及时签收，发现问题应及时与接收单位联系。
第十一条接收电子公文的单位应当对公文的发送单位、公文的完整性和格式等进行核对，确认无误后方可接收，对紧急公文应及时签收处理。对不能正常接收的电子公文，接收单位应及时与发送单位联系解决。
第三章电子印章的制发与管理
第十二条各地区、各单位电子印章由州政府办公室统一制作、颁发，不得擅自制作使用。对电子印章的管理等同于实物印章。
第十三条各地区、各单位办公室应指定专人负责保管和使用电子印章。
第十四条电子印章由指定人员在专用计算机上使用。
第四章安全保密
第十五条密级在机密（包括机密）以上的公文不得以电子公文的形式传输。
第十六条电子公文传输各环节必须严格保密，不得向无关人员透露操作程序或提供电子印章等相关设备和软件。
第十七条电子公文传输系统帐号密码应由使用单位定期更换。
第十八条用于电子公文传输的计算机及其相关设备应指定专人管理和维护。
第五章附则
第十九条存放电子公文的服务器或计算机，指定专人严格管理，未经电子公文传输部门负责人同意，不得删除和打印。
第二十条电子公文的归档按照档案部门的有关规定执行。
第二十一条各地区、各单位在本地区或本系统内开展电子公文传输工作按照本办法执行。
第二十二条本办法由州政府办公室负责解释。
第二十三条本办法自下发之日起施行。
附件2：
海西州政府电子公文传输系统实施方案
一、建设原则及目的
按照省政府办公厅的统一要求，州政府办公室负责组织建设州政府系统电子公文传输系统，并通过州政府专网开展机关公文信息传输工作。按照“统一规划、共同建设、分步实施、经费分担”的原则，构建以州政府办公室为枢纽，联接各地区、各单位的文电运转单位实现网上规范性文件、会议通知、领导批示、信息简报、值班报告、资料交换的传输、查阅、办理工作，目的是建立一个覆盖全州各地区、各部门安全可靠、稳定高效的办公平台。逐步取代传统的办公模式，为实现政务工作无纸化办公奠定良好的基础。
建设中涉及的应用软件、操作系统、数据库、信息标准等由州政府办公室按照青海省办公厅“全省政府系统网上公文传输系统”的技术接口要求，统一规划和制定。各地区、各单位要高度重视，按照州政府办公室统一部署，组织和具体落实各自建设工作，并建立相应的规章制度。为保证全州政府系统电子公文工作的互联性、安全性、规范性和可管理性，各地区、各单位在今后开展本单位内部及向下级单位的电子公文传输和流转工作中，要严格执行《青海省办公厅电子公文传输管理办法》的各项规定，依照全省统一的技术接口要求和统一配置的软硬件平台组织实施，并将相关方案报州政府办公室备案。
二、相关标准和规范
（一）运行环境
该系统在州政府办公资源网上运行，采用由北京书生公司开发的安全可靠、稳定高效的安全电子公文系统作为基础传输平台。
（二）版式文件标准
电子文档要求采用SEP版式文件为版式标准，排版软件使用WORD、WPS等。
（三）电子印章管理
电子印章的管理规范同实物印章一致，具体办法按国务院办公厅相关规定执行。电子印章与现行的实物印章具有同等效力，应按实物印章的使用原则进行管理。各地区、各单位的电子印章由州政府办公室统一制作、分发，由所在单位指定专人在专用计算机上使用。
（四）软件组成及功能
系统软件包括海西州人民政府电子公文传输系统服务器端和客户端、电子印章制作程序、版式文件转换工具、盖章程序、打印发排、阅读器、脱密程序等，具体如下：
1、海西州人民政府电子公文传输系统
提供公文收、发功能，主要是完成各地区、各单位间的电子公文文件的收发及管理工作。
2、电子印章制作程序
用来制作电子印章，保证电子印章和实物印章完全一致，确保公文的合法性、规范性、严肃性。同时电子印章不是简单的图片文件，而是经过加密的二进制文件，是专有格式的电子文件，使用电子印章必须具备书生卡及公章密码，因此，比实物印章安全程度大大提高。电子印章必须存放到移动介质上，否则电子印章不能使用。
3、版式文件转换工具（SEPWriter）
电子公文系统可采用方正书版、WPS2003、WORD等排版软件，实现公文的制作，通过版式文件工具将排好版的文件转换成专用版式文件（Sep）格式，转成的目标文件和原文件内容和版式保持一致。
4、电子印章盖章程序通过加密狗，把正文、附件以及电子印章、补字信息等一起打乱加密，保证电子印章和正文内容不可拆分，同时确保远程传版，保证文件不错版。
5、排版打印
采用底层直接驱动打印机方式，以最安全的方式，输出纸质的公文文件。控制打印机输出，防止打印数据被非法截取；保证红头红章不会打印到空白页上；打印分色输出，确保红头红章的颜色不失真；打印份数控制，确保收文方只能打印出发文方指定的份数。
6、脱密程序
对需要在局域网内办公系统流转的电子公文文件，在保密许可的情况下可以进行解密，可生成以下几种格式（黑头黑章、黑头无章、红头黑章，红头无章）的脱密文件，方便无加密卡的人员查看。
7、阅读器
可以浏览密文，浏览脱密后的文件，方便文件的流转。
8、补字程序
完成生僻字的补字功能，确保远程传版的顺利实现。防止不同机器打出不同的文字造成错误。
（五）硬件组成及功能
系统包括服务器、客户机、加密卡、移动介质、彩色激光打印机等。
1、服务器
为保证服务器的运行效率和稳定性，要求比较好的硬件配置，建议使用专业服务器。此服务器设在海西州人民政府电子政务中心机房，操作系统采用Windows2003Server。
2、终端用户客户机
提供电子公文收、发界面，完成用户游览、输出打印及电子文件的归档脱密。处理公文的客户机采用Windows2000／XP操作系统，安装电子公文传输系统。
3、彩色激光打印机的功能是将电子公文文件恢复成纸质文件。按照安全管理规定，电子公文文件的打印只能在本地打印，不能通过网络打印实现。打印机只能安装在需要完成打印任务的客户机上。打印机型号按照国家档案管理及系统技术要求统一使用A3/A4幅面、支持双面打印的彩色激光打印机。
（六）系统配置要求
各地区、各单位硬件系统建设由各地区、各单位自行准备和采购，建设经费自行解决，其中，安全型电子公文处理系统软件一套，彩色激光打印机一台，台式计算机一台必备。彩色扫描仪、自动胶装机等为选购件。
