各处室： 为了进一步提高我单位档案工作管理水平，使档案工作步入规范化、制度化、科学化、法制化轨道，更好地为机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》，《山西省档案管理条例》，结合我局实际情况，特制定我单位档案工作制度，望遵照执行。 附：《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案人员岗位职责》
太原市文化局
二OO六年九月十五日
立卷归档制度
一、立卷机构
形成文件材料文书处理部门整理、立卷。
二、归档范围
凡是本单位工作活动中直接形成并办理完毕，具有一定保存和查考利用价值的文件材料，具体归档范围参照《机关文件材料的归档范围和不归档范围》。
三、归档时间
1.机关应归档的文件材料一般应在第二年六月份以前向档案室移交归档；
2.会计文件材料在会计年度终了后隔年归档；
3.建设项目（工程）文件材料在项目（工程）竣工验收时归档；
4.购置设备随箱带的文件材料在开箱验收时归档，设备在运行、维修等管理过程中形成的应归档的文件材料，均应随时归档；
5.照片在冲洗加工后整理并编写说明后及时归档或随反映同一内容的其它载体文件材料一起归档；
6.专业文件材料按主管部门规定的时间归档。
四、归档要求
1.应归档的文件材料要收集齐全，按照其自然形成的规律，按照文件之间的历史联系分类立卷。要求分类准确，立卷组合以问题为主兼顾发文机关时间、名称等特征以便于利用和保管。对党政文件应分别归档组卷。保密文件应单独立卷，不同保管期限的文件应分别立卷；
2.卷内文件材料应按其重要程度或时间顺序排列，并依次编写页号，填写卷内文件目录和备考表，按规定装订；
3.案卷封面应按规定逐项填清楚，案卷题名要简明、确切地反映卷内文件内容。一般包括责任者、内容和名称，要用钢笔或毛笔书写，格式一致，字迹要工整；
4.档案室归档的案卷，要按规定的次序进行系统排列，编写案卷顺序号，以固定案卷的存放位置，同时要编制案卷目录等检索工具以便查找。
档案保管制度
一、机关的档案均由办公室集中统一管理。
二、档案的安全保护
1.对收进、移出的档案，要严格按照案卷目录，进行审查清点，双方签字办理交接手续；
2.要维护档案历史真迹，对珍贵档案一般不提供原件；提供复印件；
3.文件纸张耐久、笔墨要用兰黑墨水和碳素墨水。
三、库房管理措施
1.要有专门档案库房和查阅室，档案人员办公室；
2.保持库房的整洁卫生，并设置防火、防盗、防光、防尘、防潮、防高温、防虫、防鼠等安全措施；
3.库房要配备温度计，每日测试，并配备降温去湿设备，库房温湿度要控制在规定范围内，温度控制在摄氏14-24 ℃之间，相对湿度控制在45-60％之间。
四、设备管理措施
1.档案装具是库房的基本设备，各种表格按照有关规定到市（区）档案局购买，库内要配有适应工作需要的档案柜。排放要符合规定，柜背与墙不少于10厘米，柜侧间距不少于60厘米，成行垂直于有窗的墙而摆设；
2.对保管的各种门类、载体的档案根据分类大纲，科学排列入柜。
档案利用制度
1.档案室发挥主观能动性，积极主动地开展档案利用工作，为机关各项工作服务；
2.凡到本室查阅、摘录或复制档案者，必须持单位介绍信、工作证、身份证或其它证明，填表注明利用目的和向本室提供反馈信息；
3.凡查阅、摘录、复制本部门档案或上级一般性的档案，拿介绍信经档案室负责同志同意即可，凡查阅重要的档案，如：各种会议记录等，须办公室主任或分管领导批准；凡摘录，调出重要档案，须经部门主管领导批准；
4.机关档案室的档案主要供本单位和上级有关主管部门使用，原则上不得借出，确因工作需要外借，经分管领导批准，办理手续后方可借出，但必须归还；
5.查档人员必须爱护档案，不准拆散、勾划、涂改、污损和丢失，要确保档案的完整与安全。档案室工作人员要掌握利用情况，对归还的档案要认真清点、检查，发现问题及时解决；
6.凡查、借阅档案者，必须按照规定填写查阅登记表，归还时，档案工作人员检查档案有无缺损，核对无误时，在查借阅登记表中签字注销，同时填写《档案利用情况登记表》；
7.及时了解档案利用效果和反馈情况。
档案保密制度
1.维护党和国家机密安全是档案工作者的重要职责，档案室的工作人员要严格保密纪律，遵守《保密原则》，增强保密观念；
2.严格执行文件收发登记、借阅制度，定期清点，按时清退和归档；
3.传阅和使用人不准擅自传播机密性档案，不得扩大机密性档案的阅读范围；
4.机密性档案、文件不得复印，对确定要复印的档案文件必须经书记批准，并履行登记手续；
5.打印文件的核对稿和起草文件的手稿，都不得废纸乱扔；
6.需销毁的文件、资料要进行登记，由鉴定小组研究，经小组组长，副组长批准签字后，由专人负责到指定单位监销。不得以将内部文件刊物、资料卖给废旧物收购站；
7.凡收回的档案，要随时入柜存放，每天下午定时检查库房的门窗柜及否锁好，以防止丢失或意外失密事故，如发现情况要及时报告认真查处；
8.接受上级机关和保密局的监督指导。
档案工作人员岗位职责
1.认真学习、贯彻党和国家的档案工作方针、政策法规及档案行政部门的有关规章制度；
2.监督指导本单位各部门文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并按时接受部门的档案进入档案室；
3.对机关在工作活动中形成的全部档案在文书处理部门立卷的基础上，进行规范的科学分类、加工、整理和保管；
4.对档案的收进、保管、移出、利用等情况进行认真的统计，准确编制年度报表及时上报有关部门；
5.编制本机关各种门类档案的保管期限表、定期同鉴定小组对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见；
6.遵守档案管理制度，建立档案温湿度登记簿，随时保持室内清洁，加强库房七防工作，确保档案的齐全与完整，定期、不定期对档案进行维护检查，发现有破损或变质的档案，要及时修补、复制做其他技术处理；
7.积极主动地开展档案的利用工作，编制检索工具和各种参考资料，主动为机关各项工作服务提供严密有序的便利条件；
8.严格执行党和国家的保密制度，做好档案工作中各个环节的保密。
