各分局（站），机关各处室（部门），安培中心、检验中心、评价中心： 为认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，加快我局档案管理标准化建设进程，进一步完善我局档案管理工作，更好地为煤矿安全监察工作服务，局办公室从我局实际出发，修订、完善了《云南煤矿安全监察局档案管理暂行办法》，现予印发，请各处（室），分局、站认真贯彻执行。
二○○六年二月二十七日
云南煤矿安全监察局档案管理暂行办法
第一章总则
第一条为加强云南煤矿安全监察局档案工作的业务建设，逐步提高档案管理水平，实现档案工作规范化，适应档案管理科学化、数字化发展的需要，有效地为煤矿安全监察和机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及国家煤矿安全监察局制定的《煤矿安全监察档案整理规范》（以下简称《规范》）等有关规定，结合云南煤矿安全监察局工作机构组成、煤矿安全监察工作实际及工作特点，制定本办法。
第二条在统一领导、分级管理的原则下，云南煤矿安全监察局档案分省局机关和监察分局、局属事业单位两个层次进行管理：局机关档案管理实行按部门分类立卷、统一归档，形成一个全宗；各监察分局档案和局属事业单位由各单位独立归档，各为一个全宗。
第三条认真按档案管理规范做好档案的收集、整理、组件和归档工作，对煤矿安全监察机构依法行政具有极其重要的意义，是局全体工作人员义不容辞的责任和义务。
第二章管理体制和岗位责任
第四条局成立档案管理领导小组，负责全局档案管理的组织领导工作。由分管档案工作的局领导任组长，办公室主任和分管档案工作的副主任担任副组长，各处室、部门领导和局办公室专职档案管理人员为领导小组成员。领导小组办公室设在局办公室，主任由局办公室主任兼任。
局档案管理领导小组负责组织制定档案管理制度、规划；负责对各处室（中心）、各监察分局和煤矿安全培训中心等局管单位的档案工作进行检查指导、考核和督促。
各监察分局和煤矿安全培训中心等局管单位也要成立档案领导小组，明确档案管理机构和岗位职责。
第五条云南煤矿安全监察局的档案管理业务由局办公室领导，各处室（单位）档案部门（人员）的业务工作受同级行政和上级档案业务管理机关的指导、监督和检查。
第六条处室（中心）设兼职档案管理人员，负责部门档案的管理工作。专兼职档案管理人员应认真执行党和国家的方针、政策，忠于职守、严守法纪、热爱档案工作。煤矿安全监察机构的专兼职档案管理人员应保持相对稳定。其主要职责是：
（一）收集、整理、保管和统计处室（单位）的档案，做好档案的接收、移交和登记；
（二）指导、督促和检查处室（单位）工作人员（煤矿安全监察员）对公文、行政执法文书、材料的立卷归档；
（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。
（四）按规定期限和质量向档案室移交应进馆的档案。
（五）做好档案统计上报工作；
（六）认真钻研档案管理业务，逐步实现档案的信息化和数字化管理；
（七）完成领导交办的有关档案业务工作任务。
第三章立卷归档责任
第七条云南煤矿安全监察局机关部门档案根据档案形成类别和处室职能，按以下原则进行立卷和归档：
发文档案由文件行文登记部门按年度立卷，次年3月前归档；
会议资料在会议结束后一周内由会议主办部门负责立卷，次年3月前归档；
宣传刊物和信息由主办部门负责按年度立卷，次年3月前归档；
收文档案、信访档案、财务档案、资产档案、行政会议记录资料等由局办公室负责按年度立卷，次年3月前归档；
干部人事档案、工资档案、培训档案、局党组会议（民主生活会议）记录资料由人事培训处负责按年度立卷，次年3月前归档；
煤矿安全监察档案（含基础档案和监察文书档案）由安全监察处负责按一矿一档原则，在监察工作结束后一周内立卷，按年度在次年3月前归档；
事故档案由事故调查处负责按事故发生时间顺序在结案后一周内立卷、按年度在次年3月前归档；
纪检监察档案、机关党委档案、机关工会档案、党组理论学习中心组会议记录资料由纪检监察室负责按年度立卷，次年3月前归档；
监察装备、设备、仪器仪表和基地建设档案由科技装备处负责按年度立卷，次年3月前归档；
本局出台的规范性文件和行政复议档案由政策法规处负责按年度立卷，次年3月前归档；
通信信息、视频会议、调度等资料由信息调度中心按年度立卷，次年3月前归档；
房地产经营管理、宾馆经营管理、车辆管理等档案由机关服务中心负责按年度立卷，次年3月前归档；
第八条各监察分局和安全培训中心等局管单位，根据各单位的档案构成情况，制定自己的档案管理责任制度。
第四章档案的接收和整理
第九条档案室按《机关文件材料归档和不归档的范围》及《煤矿安全监察档案整理规范》所规定的档案接收范围，对在机关工作活动（煤矿安全监察工作）中直接形成的各种门类和载体的档案及与机关工作业务有关的资料进行接收和整理归档。局机关各处室（中心）的专兼职档案员负责立卷形成的档案必须于次年三月移交档案室集中统一管理。各局的监察档案和事故档案的归档，各分局规定的归档要求执行。
第十条接收档案时，档案管理人员应按照《云南煤矿安全监察局档案案卷质量规范》（见附件）的要求，检查案件质量，对符合要求的予以接收，并办理档案接收和移交手续，进行收交登记。
第十一条对接收的档案，档案室管理员应进行分类编目，编写归档顺序号，打印检索目录、档案卷内目录、填写档案收进登记簿。
第十二条在编号、登记后的档案封面的左上角应盖上“归档”章，以区别未编号、登记归档的档案件，并按年度、类别、保管期限放进专门的档案柜保管。
第五章档案的保密与借阅
第十三条档案室应严格执行保密制度，档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人的秘密。不得超越制度向任何人提供档案或扩大利用范围；不得向他人泄露档案的内容。档案室必须建立档案借阅制度和档案借阅登记簿。
第十四条借阅档案必须履行一定的批准和登记手续，并限定借阅期限。在限期内因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续。
第十五条本局的人员因工作需要，履行借阅登记手续后，即可借阅档案。
第十六条同级、上级机关需要借阅档案的，应履行借阅登记手续。
第十七条人民法院、人民检察院、公安局、监察局和有关部门因工作需要，要求查阅有关档案的，应出具正式查件函，经单位领导批准后办理查阅、借出手续。借出时要交点清楚，办理正式借据，并限期归还。
第十八条律师因诉讼代理的需要，提交律师的身份证明、律师事务所的查件证明，及当事人同意律师查阅本人档案的证明，经单位领导批准后，可查阅与当事人有关的询问（谈话）笔录。
第十九条凡涉及国家机密和个人隐私的档案，一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意，由局分管领导批准。
第二十条凡经批准允许查阅的档案，可以摘抄或复印所查阅的内容。
第二十一条对查阅或借出的档案，要及时催还。还回时如发现案件被拆，文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向局领导汇报并及时追查。
第六章档案的利用
第二十二条各级档案室要建立档案利用制度，要求档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对档案的需要，积极做好提供利用工作。
第二十三条机关档案管理部门必须编制《案卷目录》，并根据利用工作的需要编制档案著录卡片或专题文件目录（卡片）等。
第二十四条机关档案管理部门要开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、大事记、基础数据汇编、发文汇集和专题文件汇集等。
第二十五条凡档案利用者都应办理利用手续，并填写《档案借阅登记簿》。
第二十六条档案部门在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张《档案利用效果登记表》，利用工作结束后，由利用者如实填写，及时交档案部门存查。
第二十七条档案部门每年向分管领导提供档案利用情况和统计报告。
第七章档案的保管期限
第二十八条煤矿安全监察档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。
凡属于需要长远查考、利用的档案，列为永久保管。
凡属于在相当长时期内需要查考、利用，作为证据保存的档案，列为长期保管，保管期限为16至50年。
凡属于在较短的时间内需要查考、利用，作为证据保存的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。
第八章档案的鉴定和销毁
第二十九条对于超过保管期限的档案应定期进行鉴定。鉴定工作由档案管理领导小组共同进行。
第三十条经鉴定，对仍有保存价值的案件，应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应进行登记造册，经档案管理领导小组共同鉴定，领导书面批准后予以销毁。
第三十一条被批准销毁的档案，应将档案销毁清册，按年度、类别整理立件，并同销毁报告的批件、一起划为永久保管。
第三十二条为防止遗失和泄密，销毁档案应由两人负责监销，监销人应在销毁清册上签字。
第九章档案的统计和移交
第三十三条档案室应建立档案的统计制度，按规定填写档案收进和移出登记簿，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。
第三十四条档案室准确编制档案工作情况统计年报，并及时向有关上级档案管理部门上报。
第十章档案的保管和防护
第三十五条档案室应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。要购置必要的档案柜、消防器材、去湿机、空调机、复印机、扫描仪等设备，并逐步采用数字化技术，提高档案的管理水平。
第三十六条档案室要专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在档案室周围存放易燃物。
第三十七条随案件归档的录音带、录相带等声像档案，应单独存放保管，防止磁化，并根据保管期限定期复制。
第三十八条档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向领导汇报，并积极查找。
第三十九条档案人员调动工作的，应在离职前做好档案移交工作，办理交接手续。
第四十条本办法自2006年3月1日起试行。
