各市、州公安局交警支队，高支队：
为进一步规范全省道路交通管理行政执法办案工作，提高办案质量，依据《中华人民共和国道路交通安全法》、《中华人民共和国道路交通安全法实施条例》、《公安机关办理行政案件程序规定》、《道路交通安全违法行为处理程序规定》等相关法律法规和规章，总队对道路交通安全秩序管理有关法律文书及组卷材料进行了规范和统一，现就有关事项通知如下：
一、简易程序处罚决定书、行政强制措施凭证（道路交通安全违法行为处理通知书）版心尺寸为100毫米×160毫米外，文书中存根版心尺寸为130毫米×225毫米，其他文书统一使用国际标准A4型纸尺寸，即长297毫米，宽210毫米，天头（上白边）37毫米，订口（左白边）28毫米。简易程序处罚决定书、行政强制措施凭证（道路交通安全违法行为处理通知书）两种文书由总队统一监制，行政处罚决定书、行政处罚告知笔录、行政处罚审批表、转递通知书等常用文书由各市州公安局交警支队、高支队按照规定式样自行印制。有条件的，可采用计算机制作。文书中注明的“（此处印制公安交通管理部门名称）”处，印制各市州公安局交警支队、高支队、大队全称。简易程序处罚决定书、行政强制措施凭证（道路交通安全违法行为处理通知书）的编号在印制是按先后顺序印制。
二、文书设定的栏目，应当使用钢笔或签字笔逐项填写。摘要填写的，应当简明、完整、准确。签名和注明日期，必须清楚无误。文书中法律依据的填写应当写明法律、法规和规章的全称，并具体到条、款、项。笔录文书中的记录内容应当具体详细，涉及案件关键事实和重要线索的，应当尽量记录原话；对当事人提出陈述、申辩进行复核的，复核结果在笔录中注明；处理决定书中的违法事实应当准确、简明、扼要，同时填写违法行为代码；暂扣驾驶证的处罚应当填写暂扣截止日期、期满后领取驾驶证的地点；需要被处罚人或者被处罚单位的法定代表人、负责人或委托人签名的，应当签名，拒绝签名的，由办案人员在“备注”栏注明；询问笔录、现场勘验笔录、听证笔录等文书首页内容不够记录时，可以附纸记录，但首页及附页应当由相关人员签名或者捺手印；“送达回执”适用于在送达法律文书时没有当事人签收栏或者采用委托送达、留置送达的情况；“公安交通管理行政强制措施凭证”中扣留行驶证仅适用于《交通事故处理程序规定》第三十三条的规定；“行政处罚审批表”中“承办人意见”栏应当写明处理意见和具体法律依据。
三、适用简易程序处理与适用一般程序处理的交通违法案件应分别组卷。适用简易程序处理的交通违法案件，以简易程序处罚决定书存档联为一卷，需要重新组卷的，可将20-30个案件装订一卷，以处理时间或档案文书编号为序。适用一般程序处理的交通违法案件，采用“一案一卷”，案卷编号以方便查询、不出现重复号为原则。在处理违法行为过程中形成的各种文书材料，一并入卷。
四、适用一般程序处理的交通违法案件应当具备以下材料：
1、行政强制措施凭证（道路交通安全违法行为处理通知书）；
2、证据材料：包括查获经过、当事人询问笔录、证人证言、酒精检测数据、测速记录、测重记录、电话查询记录、车辆或驾驶人信息查询资料、违法事实图像或照片、电子数据等。一般情况下，“查获经过”、“当事人询问笔录”为必备材料，其他证据材料视不同违法行为予以调查收集；
3、行政处罚告知笔录（含复核结果）；
4、行政处罚审批表；
5、公安交通管理行政处罚决定书；
6、送达回执（当事人在相关文书入卷联上签收的，可不制作）；
7、扣留车、证发还凭证（当事人在行政强制措施凭证入卷联签注领取时日的，可不制作）；
8、公安交通管理转递通知书；
9、其他相关材料（当事人驾驶证、行驶证复印件，证人、见证人身份证明复印件以及办案需要制作的其他材料）。
给予行政拘留的，还应具备传唤审批表、传唤证、行政拘留审批表、公安行政处罚决定书、行政拘留执行通知书。
需要听证的，还应具备举行听证通知书或不予受理听证通知书、听证笔录、听证报告书。
依法收缴拼装或报废机动车的，还应具备收缴决定书、收缴物品清单。
附件：道路交通安全管理法律文书式样（略）
湖南省公安厅交通监察总队
二○○五年五月十三日
