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为全面推进本市社区档案工作，促进社区两个文明建设，保持改革、发展和稳定的协调发展，现根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》和《民政部关于在全国推进城市社区建设的意见》，就加强本市社区档案工作提出如下意见： 一、提高认识，切实加强对社区档案工作的领导 社区档案主要是指社区党组织、社区成员（代表）大会、居民委员会以及社区群团组织在居民自治、街政建设等各项工作中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的记录。街道办事处和有关职能部门在社区设立的群团组织和社区服务机构形成的档案也是反映社区建设的真实记录。社区档案工作是社区建设的一项基础性工作，做好社区档案工作，对于加强城市基层组织建设，规范社区管理，促进社区两个文明建设具有重要的意义。各街道办事处要从贯彻“三个代表”重要思想的高度，充分认识社区档案工作在社区建设中的地位和作用，切实加强对档案工作的领导，把档案工作纳入社区建设规划，纳入文明建设目标，列入工作考核范围，明确分管领导，逐级落实责任，切实解决社区档案工作的人员、经费、库房设施等实际问题，使档案工作与社区各项建设同步协调发展。 各级档案行政管理部门要加强对社区档案工作的监督、检查和指导。民政、劳动和社会保障等管理机关的档案部门应当履行对社区有关群团组织和社区服务机构的档案指导职责。 二、依法治档，规范社区档案工作 依法治档是社区档案工作健康、持续发展的基本保障。各街道办事处、居委会社区群团组织和社区服务机构要根据档案法律法规，配备专（兼）职档案人员，并建立健全立卷归档、安全保管、借阅利用和鉴定销毁等规章制度，使社区档案工作纳入规范化、法制化管理的轨道。社区专（兼）职档案人员负责收集、整理和保管本社区全部档案，并积极提供利用。各区县档案行政管理部门要在继续组织开展街道办事处档案工作目标管理考评活动的同时，积极开展居委会合格档案管理认定活动。到2003年，全市各街道办事处的档案管理争取全部达到市级或区级标准，居委会档案管理合格率达到60%，2004年达到85%，2005年达到100%。 社区档案部门要严格保管档案，采取必要的防盗、防火、防潮、防虫、防光和防尘等措施，并定期进行检查，确保档案的完整与安全。 三、齐抓共管，共同推进社区档案资源建设 社区档案是社区活动的真实记录，是社区建设与发展的重要依据。各有关单位必须依法对社区档案实行集中统一管理。文书材料在形成后的第二年六月底以前归档。会计档案在会计年度结束后，可由会计部门暂存一年，期满后移交本单位档案室。基本建设文件在项目竣工验收后及时归档。设备文件在设备开箱验收后及时归档。任何部门和个人不得拒绝归档或据为己有。 随着政府职能的进一步转变和经济体制改革的不断深入，一些由政府和单位承担的社会管理职能正在逐步转向社会，移到社区，社区管理和社区中各类群团组织的服务功能将不断增强，因此，社区档案形成的领域也将逐步扩大，内容涉及党建、精神文明创建、民政、劳动、社保、司法、公安、文化、宣传、教育、科技、卫生、城建、环保等方方面面。为此，各有关部门应当齐抓共管，通力协作，严格按照国家有关规定做好对各类文件材料的收集归档工作。当前，尤其要加强基层党建、社区民主、劳动就业、社会保障、社区文化和旧区改造等活动的建档工作。同时，做好有关社会名人、民俗风情、社区面貌变迁等珍贵档案史料的征集工作，鼓励社区居民向国家综合档案馆捐赠档案，使记载和反映社区发展历史轨迹的档案得以集中保存，安全保管。 四、面向社区，充分发挥档案信息资源的作用 开展社区档案工作，目的在于为社区两个文明建设和广大居民提供及时、有效的档案服务。各级档案部门要坚持社区建设以及社区中的群团组织发展到哪里，档案服务就延伸到哪里，贴近百姓，服务大众。市和区县档案局馆要在为领导和工作部门提供服务的同时，进入社区，开展多种形式的档案服务活动，促进社区的改革、发展和稳定。各社区组织要围绕社区建设的重点工作、热点问题和居民需求，主动发掘档案信息资源，开展有关宣传教育活动，并为解决居民实际困难提供服务，充分发挥档案信息资源的作用。 五、加强培训，提高社区档案人员素质 开展社区档案工作，发挥社区档案作用，关键在于提高社区档案人员素质。各级档案行政管理部门和社区组织要加强对社区档案人员的培养教育，根据社区工作实际，举办档案培训班和参观交流活动，增强档案人员的责任感和使命感，帮助档案人员学习掌握档案专业知识。从事档案管理的人员都应当经过档案业务培训，掌握专业技能。 社区档案人员要严格遵守档案法律法规，执行规章制度和技术规范，安全保管档案，防止泄露机密。档案人员调动或离开档案工作岗位时，应严格办理档案移交手续。 附件一： 街道办事处文件材料归档范围及保管期限表 1.党务工作 1.1年度工作计划、总结 永久 1.2会议记录、纪要等材料 重要的 永久 一般的 长期 1.3机构设置、人员编制、启用印鉴干部任免的批复、通知 永久 2.纪监工作 2.1年度工作计划、总结 长期 2.2会议记录、纪要等材料 重要的 长期 一般的 短期 2.3有关党员党纪处分，党员、干部违纪材料 长期 2.4党风党纪廉政教育材料 短期 2.5来信、信访处理材料 长期 3.组织人事 3.1年度工作计划、总结 长期 3.2国家机关干部定期统计表及基本情况表（年度） 永久 3.3干部录用、转正、调资、定级、复转、退职、辞职、离退休等材料 长期 3.4干部考察、商调、挂职锻炼材料 长期 3.5劳动工资统计年报 长期 3.6养老保险关系转移单、支付变更表、申报结算表 长期 3.7党员干部名单 永久 3.8党组织、党员年报统计表 永久 3.9批准入党通知书、预备党员转正通知书存根 长期 4.宣传教育工作（统战） 4.1年度工作计划、总结 长期 4.2本机关简报及有关本机关的报刊剪贴 长期 4.3开展文明社区、小区、街区、单位、路段、楼组等创建评比等工作材料 长期或短期 4.4精神文明建设活动评比材料长期或短期 4.5社区学习和宣传计划，调查报告、论文等材料 长期 5.人武工作 5.1年度工作计划、总结 长期 5.2民兵花名册 长期 5.3应征青年名册、入伍通知书 长期 5.4民兵工作各类统计表 长期 6.行政工作 6.1年度工作计划、总结 永久 6.2会议记录、纪要 长期 6.3向上级机关的请示、报告及上级机关的批复 长期 6.4办事处机构设置、启用印信、街道大事记、年鉴、基础数字汇编 永久 6.5居代会的有关材料 长期 6.6居委会干部就职备案的通知长期或短期 6.7档案工作有关材料 长期或短期 6.8有关人大和政协意见、建议、提案的处理材料长期或短期 6.9 本机关财产、物资、档案等的交接凭证 长期 6.10居代会的有关材料长期 6.11创建居委会建设达标升级报批材料长期 6.12创建社区建设示范街道材料长期 6.13创建社区建设模范街道材料长期 7.社会发展工作 7.1年度工作计划、总结 长期 7.2社区社会事业发展规划、总结 长期 7.3社区教育、文体、科普等工作材料 短期 7.4社区群团组织材料 长期 7.5社区群文团队材料 短期 7.6社区居民健康促进工作材料 短期 7.7计划生育工作统计年报 永久 7.8计划生育管理材料长期或短期 7.9独生子女申请书、换证及其父母享退材料（街道留存） 长期 8.市政管理 8.1年度工作计划、总结 长期 8.2小区建设规划、总结 长期 8.3小区改造旧貌照片 长期 8.4评选市政工作先进材料长期或短期 8.5执照审批材料长期或短期 8.6公共建筑、市政设施配套项目监督、管理、验收材料 长期 8.7防汛、防台、 卫生、环保、市容交通、市场管理工作材料 短期 8.8各类工作统计年报 长期 9.综合治理 9.1年度工作计划、总结 长期 9.2综合治理联席会议记录和重要活动材料 长期 9.3与有关单位签订的综合治理承包责任书 短期 9.4社会综合治理工作评选先进材料长期或短期 9.5“两劳”人员帮教、安置工作材料长期或短期 9.6民事纠纷调解会议记录、协议书等材料 短期 9.7外来流动人口管理材料 短期 9.8社区安保、安全小区创建材料 短期 9.9“610”工作情况材料短期 10.社会保障 10.1年度工作计划、总结长期 10.2社区服务发展规划长期 10.3社会保障工作评选先进材料 长期或短期 10.4社会福利事业管理材料短期 10.5养老机构设置审批材料长期 10.6老年人日间服务机构设置审批材料长期 10.7有关"老龄"工作材料 长期或短期 10.8社区老年人、精神病人、残疾人花名册长期 10.9社会劳动力招工、录用名册长期或短期 10.10知青子女来沪就读入户审批表 长期或短期 10.11新疆回沪支青住房解困表、协议书 长期或短期 10.12社会救济、"双拥"工作材料短期 10.13维护老年人、残疾人合法权益形成的材料短期 10.14敬老院工作材料短期 10.15婚姻管理材料 短期 10.16社会保障人员登记、审批表长期或短期 11.财政经济 11.1年度工作计划、总结长期 11.2街道经济统计年报永久 11.3街道国有资产、集体资产监督和管理材料长期 11.4年度财务预决算永久 11.5年度财务分析 长期 11.6经济协作和招商引资合同、协议 长期或短期 11.7审计工作材料短期 11.8 从业人员人数和劳动报酬统计表长期或短期 11.9 劳动力情况统计表长期或短期 11.10 就业困难对象审批表、安置补贴记录 长期或短期 12.工会工作 12.1年度工作计划、总结长期 12.2工会改选材料长期 12.3基层工会干部的任免批复、花名册长期 12.4工会工作统计年报长期 13.共青团工作 13.1年度工作计划、总结长期 13.2干部任免、组织建立和改选材料长期 13.3团员表扬与处分材料长期 13.4团员名册、入团通知书、超龄、离团登记表长期 13.5团代会材料 工作报告、领导人重要讲话、讨论通过的决议、决定等材料长期 14.妇女工作 14.1年度工作计划、总结长期 14.2妇联执委会会议记录短期 14.3妇代会材料 工作报告、领导人重要讲话、讨论通过的决议、决定等材料长期 14.4评选“五好家庭”、“三八红旗手”等有关材料 长期或短期 14.5保护妇女儿童合法权益形成的材料 短期 附件二： 居民委员会文件材料归档范围及保管期限表 1.党务工作 1.1党支部工作计划、总结 长期 1.2党支部书记、委员任免批复 长期 1.3党支部工作目标考核材料 长期 1.4党支部会议、扩大会议记录 长期 1.5领导班子民主生活会记录 短期 1.6党员大会会议材料 短期 1.7在职、退休党员名册 长期 1.8党支部基本情况统计（党支部工作、党员情况、在职党员参加社区活动等） 长期或短期 1.9先进党支部、好党员、优秀党务工作者材料（登记表、先进事迹等） 长期或短期 2.宣教工作 2.1精神文明建设小组名册 短期 2.2精神文明创建协议书（责任书） 长期 2.3创建文明小区（申报表、创建过程材料）长期或短期 2.4创建文明楼组材料（标准、申报表、创建过程等材料）长期或短期 2.5五好文明家庭评选材料长期或短期 2.6居委会黑板报材料 短期 2.7居委会和居民签订的文明公约 短期 2.8创建特色工作材料（组织科普、文体休闲、书画展、各类比赛等活动） 长期 3.行政工作 3.1居委会计划、总结 长期 3.2居委会换届选举材料 长期 3.3居委会基本情况统计（居民小组分布情况、人员等） 短期 3.4居委会例会会议的记录 短期 3.5楼组长例会、居民座谈会的记录 短期 3.6居民代表大会材料 短期 3.7居委会大事记 长期 3.8居委会处理各种矛盾记录 短期 3.9居委会干部走访居民情况记录 短期 3.10居委会为民办实事项目计划和实施材料短期 3.11居委会评选先进集体、个人材料（登记表、先进事迹介绍等） 长期或短期 3.12居民公约、居民会议制度、居民自治章程长期 3.13居委会建设达标升级材料长期 3.14创建社区建设示范居委会材料长期 3.15创建社区建设模范居委会材料长期 4.综合治理工作 4.1居委会综合治理工作计划、小结 长期 4.2治保网络、帮教人员、帮教对象、在押人员名册 长期 4.3治安事件记录长期或短期 4.4创建安全小区材料情况 短期 4.5群防群治工作材料 短期 4.6有关综合治理方面的材料 短期 4.7有关外来人口管理的人员名册、登记表、情况记录等方面的材料 长期或短期 5.调解工作 5.1调解网络名册长期或短期 5.2调解记录及回访记录长期或短期 5.3普法活动记录 短期 6.计生、卫生工作 6.1卫生工作计划、总结 短期 6.2爱国卫生工作记录 短期 6.3精神病人看护人员名册长期或短期 6.4关于红十字会工作材料 短期 6.5创建卫生小区、卫生之家等材料长期或短期 6.6居民健康档案材料长期或短期 6.7计划生育名册长期或短期 6.8育龄妇女情况 短期 7.劳动调配工作 7.1安帮再就业各种记录 长期 7.2下岗人员名册 长期 7.3就业困难人员名册 长期 7.4推荐、帮助解决再就业材料 长期 8.民政工作 8.1民政工作计划、小结 长期 8.2拥军优属工作 短期 8.3军烈属、伤残军人名册 长期 8.4孤老及孤老保护小组名册长期或短期 8.5残疾人、精神病人等伤残人员名册长期或短期 8.6助残、精防、老龄、扶贫解困等工作的有关材料长期或短期 8.7民间组织材料 长期 8.8群文团队名册 短期 8.9各条线社区服务活动的有关材料 短期 8.10便民利民工作短期 8.11科普楼组、拥军楼组等先进名册短期 8.12社会救助对象名单 长期或短期 9.人武工作 9.1退伍、转业军人详细情况登记表 长期 9.218－22周岁男性公民兵役状况登记表 短期 9.323－35周岁男性备役人员登记表 短期 10.工、青、妇、退工作 10.1工、青、妇女工作计划、小结短期 10.2退休职工名册长期 10.3团组织名册短期 10.4开展评选"三八"红旗手等材料短期 10.5工、青、妇代会会议记录长期 10.6有关工、青、妇特色工作材料短期 10.7回沪知青及知青子女名册长期 附件三： 居民委员会档案管理合格标准(区级) 1、落实分管档案工作的领导，明确档案管理的岗位职责。 2、配有专（兼）职档案人员，建立档案管理网络。 3、建立必要的档案管理工作的规章制度。 4、各类档案实现了集中统一管理。 5、应归档的文件材料收集齐全、完整，书写材料基本符合归档要求。 6、档案分类清楚、组卷合理、编目规范，案卷质量基本符合档案业务规范。 7、配有专用的档案箱（柜），并做好防火、防盗、防潮、防霉、防虫等工作。