各师，兵团机关各部门、各直属机构：
现将《新疆生产建设兵团行政机关公文处理实施细则》印发给你们，自发布之日起施行。1995年4月11日下发的《新疆生产建设兵团行政机关公文处理实施细则》同时废止。
新疆生产建设兵团
二00二年七月九日
新疆生产建设兵团行政机关公文处理实施细则
第一章总则
第一条为进一步做好兵团各级行政机关公文处理工作，使之规范化、制度化和科学化，根据国务院重新发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)和新疆维吾尔自治区人民政府重新修订的《新疆维吾尔自治区国家行政机关公文处理实施细则》(新政发[2001]63号)，结合兵团实际，制定本实施细则。
第二条本实施细则适用于兵团各级行政机关，原则上也适用于兵团各企、事业单位。
第三条行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第四条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条兵团各级行政机关的公文处理工作，应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条兵团各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则的有关规定，加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章公文种类
第九条行政机关的公文种类主要有：
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级行政机关按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章文件划分
第十条兵团行政文件划分为以下几种：
(一)新疆生产建设兵团命令(令)
下列事项可以用兵团命令(令)，文头用“新疆生产建设兵团令”，以司令员、政治委员联名发布或以司令员名义单独发布。
1、经上级机关批准或授权兵团发布或依据法律、法规制定的行政规范性文件。
2、在兵团权限内制定的行政规范性文件。
(二)新疆生产建设兵团文件
下列事项可以兵团名义行文，文头用“新疆生产建设兵团文件”。
1、重大的或涉及全兵团的事项，向国务院、国家各部门、自治区人民政府的请示、报告。
2、与上级机关的联合行文。
3、下达或调整兵团长远规划，中、长期和年度国民经济社会发展计划。
4、确定或调整兵团行政机关、直属企事业单位、大专院校、科研院所等单位的计划和管理体制、隶属关系、机构编制等重大事项。
5、发布兵团经济建设和改革开放、社会稳定有关政策、措施、规定、办法等。
6、向国务院、国家各部门申请基建投资、技改投资、科技进步和社会发展投资事业费和反映有关重要问题，报送预算、决算、统计报表。
7、其他重要事项的行文。
(三)新疆生产建设兵团函
下列事项，可以兵团名义发函，文头用“新疆生产建设兵团”。
1、与各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府联系工作。
2、其他需以兵团名义答复和办理的事项。
(四)新疆生产建设兵团办公厅文件
下列事项可以办公厅名义发文，文头用“新疆生产建设兵团办公厅文件”。
1、向国务院及国家各部门的办公厅、自治区人民政府办公厅的请示、报告。
2、兵团职责范围内的一些具体工作。
3、兵团会议及具体事项的通知。
4、其他须以办公厅名义行文的事项。
(五)新疆生产建设兵团办公厅函，文头用“新疆生产建设兵团办公厅”。
适用于兵团办公厅与有关单位部门商洽、联系工作或答复有关事项。
(六)新疆生产建设兵团局发文件，文头可用“新疆生产建设兵团×××局文件”。
1、属于部门具体业务、技术方面问题向国务院对口部门的司、局、公司和自治区对口部门的厅(局)行文。
2、按照兵团各部门职能规定，由各部门执行的或职能范围内的具体工作安排。
3、组织各专业经验交流和有关技术指导的事项。
4、各类专业性会议的通知及会议纪要、会议文件、总结的印发。
5、其他须以局名义行文的事项。
(七)兵团临时机构可用相应级别的文件行文，发文字号应与上级临时机构或常设机构相应；以挂靠部门代公章，无挂靠部门的，经批准由兵团办公厅代公章。
以上文件划分各师可参照执行。
第四章公文格式
第十一条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种。“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。少数民族文字从其习惯。
(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。新疆生产建设兵团的普发文件，主送机关全称为“各师、院(校)，兵团机关各部门、各直属机构”。
(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。转发性公文不应将被转发部分按附件处理。
(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关较多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的按党、政、军、群顺序排列。
(十四)汉文文字从左至右横写、横排；少数民族文字按习惯书写、排列。
第十二条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十三条公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订；少数民族文字公文按习惯装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第五章行文规则
第十四条行文应当确有必要，注重效用。
第十五条行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。
第十六条兵团行政机关各部门依据职权可以相互行文和向下一级机关的相关业务部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级行政机关正式行文。
部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。
第十七条同级行政机关、同级行政机关各部门、上级行政机关部门与下一级行政机关可以联合行文；行政机关及其各部门与同级党委、军队机关及其各部门可以联合行文；行政机关部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十八条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经兵团审批的事项，经兵团同意也可以由部门行文，文中应当注明“经兵团同意”。
第十九条各级行政机关对需要上级业务部门、各部门对需要同级业务主管部门审批的事项，应当直接向上级或同级主管职能部门行文；各行政机关、各部门之间需要协商解决的问题，应当直接行文，不需要报上级行政机关转办。
第二十条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十一条向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十二条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。对夹带请示事项的“报告”，收文机关可不予答复。
第二十三条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十四条受双重领导的机关向上级机关行文，应根据公文内容协商确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十五条为减少重复性行文，凡上级机关的公文已有明确规定，本级无需再作具体要求的，可以不另行文，而将原文翻印下发。
第六章发文办理
第二十六条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十七条草拟公文应当做到：
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度，不得滥用和虚标。
(五)人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
公文中出现音译的人名、地名，应当使用准确、规范的汉文代字。
(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。
少数民族文字公文可按其习惯书写。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
少数民族文字公文从其习惯。
第二十八条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十九条公文送负责人签发前，应当由办公厅 (室)进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则的规定等。
第三十条以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
签批公文，主批人应当明确签署意见、姓名和日期，其他签批人圈阅视为同意。非特殊情况，机关负责人一般不接收和签发未经本机关办公厅(室)审核的文稿。
第三十一条公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，其重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第七章收文办理
第三十二条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十三条收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第三十四条经审核，对符合规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则的上报公文，经有关领导批准后，退回呈报单位并说明理由。
第三十五条收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
第三十六条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明，对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十七条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第八章公文归档
第三十八条根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，行政机关在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等，应及时整理(立卷)、归档。
第三十九条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十条联合办理的公文，原件由主办机关整理 (立卷)、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第四十二条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
第四十三条草拟、修改和签批公文，不得使用圆珠笔、铅笔或彩色笔，纸张和字迹材料必须符合存档要求。汉文文稿左侧装订线外，不得签批和修改。
第九章公文管理
第四十四条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十五条文秘部门应当认真贯彻《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则，建立健全本机关公文处理工作的有关制度。加强对公文的审核把关，严格执行办文规则和程序。
第四十六条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
未经兵团办公厅转发的国务院、国务院办公厅文件，不得擅自转发。
第四十七条公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十八条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第四十九条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。个人不得擅自销毁公文。
第五十一条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十二条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第五十三条其他机关工作人员需要查阅本机关公文案卷，必须持有介绍信。查阅密级公文案卷、重要公文底稿，并摘抄部分内容的，需经秘书长或办公厅(室)主任批准。成卷公文不得外借。
第十章附则
第五十四条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，兵团各级行政机关可以制定本机关或者本系统的试行规定。
第五十五条行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
第五十六条本实施细则自发布之日起施行，1995年4月11日兵团办公厅制定的《新疆生产建设兵团行政机关公文处理实施细则》同时废止。
