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各县（市、区）人民政府，各开发区管委会，各委、局、办，各有关单位： 为了进一步规范办文程序、减少公文数量、提高公文质量和办文效率，确保政令畅通和政府决策部署的贯彻落实，提出本意见。 一、公文办理原则 各县（市、区）政府、各开发区管委会、市政府各部门、各有关单位报送市政府审批或制发的公文，应当符合《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《太原市人民政府工作规则》、《太原市人民政府公文制发规定》。 二、收文办理 （一）报批管理 各县（市、区）政府、各开发区管委会、市政府各部门、各有关单位报送市政府审批的公文，一律报市政府办公厅综合办，实行公文报批“一门受理、一条渠道、一个程序、先行审核”制度，先由综合办提出拟办意见，然后按程序报批。报送市政府审批的请示性公文不得多头越级报送；涉及多个部门事项的，由主办部门协商有关部门取得一致意见会签后报市政府；未能取得一致意见并会签的，列明各方理据，按程序报市政府协调解决。 （二）收文管理 各单位报送市政府的请示、报告等公文应附件齐全、主要负责人签字、加盖单位印章、按规定渠道呈报。市政府办公厅综合办承办人员接件后，要按照《市政府办公厅请示报告办理制度》进行收文把关，凡不符合规范要求的，附“退文卡”退回报送单位，并说明原因。 （三）办理时限 经审核受理的请示、报告等公文实行“内转外不转”办理制度。办公厅综合办在半个工作日内提出拟办意见并转送相关处室或呈送分管厅领导阅批，具体时限为：17：00前收到的当日转出，17：00后收到的次日12：00前转出。相关处室和分管领导批阅时间为2个工作日。急件随接随报，当日或最晚次日办理完毕。如遇领导外出，可先呈报其他领导审签，随后再行补签。 （四）公文转办 经领导批示的公文，办公厅承办处室要根据领导批示意见尽快转办，一般情况下，半个工作日内转交相关单位签收。办理结果要及时向领导反馈。 （五）催办督办 负责公文转办的办公厅处室对批转相关单位办理的紧急公文要跟踪督办，重要公文要重点催办，一般公文要定期催办。对市长、副市长、秘书长批示落实事项要建立台账、跟踪落实。 （六）加强“倒流件”管理 各单位要严格按上述公文报批程序报送公文，除市政府领导亲自交办和必须直接报送的密级公文外，其他公文不得直接报送市政府领导个人。对不按规定报批的“倒流件”，市政府办公厅公文办理处室提出要求重新受理；多次违反公文报批程序、“倒流件”问题严重的单位，由市政府办公厅予以通报批评。 三、发文办理 （一）报批环节 申请以市政府或市政府办公厅名义制发的公文，如：按市政府会议所提意见和市领导批示对拟发文件进行修改完善（不涉及实质内容、无重要事项调整和文字改动不大）的文稿、规划部门报送的规划类批复、财政部门报送的成立小额贷款公司批复等常规性批复或按程序报市政府领导已在请示报告环节批示同意的行文事项，办公厅综合办拟办意见不再报请市政府领导审批，由办公厅秘书五处提出行文初审意见报办公厅分管领导和秘书长同意后即可进入行文程序，市领导在行文卡上审签。 （二）办文程序 1.严格受理程序 对符合办公厅行文报批程序、领导明确批示行文或市政府会议议定行文的公文稿，由办公厅秘书五处行文室进行初审，需会签的告知主办单位先行会签；需征求相关部门意见的，告知主办单位先征求意见；属规范性文件、未经法制机构合法性审查的，告知主办单位送法制机构审查。程序完善、附件齐全、文稿代拟单位主要领导核稿签字、拟稿人姓名及联系电话均已注明的文稿，加盖“太原市人民政府办公厅行文审稿”章，填写文稿受理时间，即时受理。 2.严格行文程序 办公厅秘书五处及核稿领导对拟行文文稿要严格按程序审核把关。公文稿经初校后报市政府秘书长批示，根据秘书长批示报副市长（市长助理）和市长签发。 （三）文件精减 1.减少发文数量 办公厅秘书五处收到综合办提交的行文拟办意见后，要严格按照市政府公文制发有关规定、遵循发文“确有必要”和“少而精”原则进行审查（上级有文件规定和要求、我市只需要执行而不需要增加新的措施以及报纸已刊登、会议已部署、部门已下发文件的，市政府不再行文；属于部门职责范围事项，由部门自行行文；涉及几个部门事项的，由几个部门联合行文）提出行文意见报分管领导。 2.确保文件质量 领导批示受理的行文文稿，由办公厅秘书五处及核稿领导进行审核把关修改，确保文稿内容不与国家法律法规政策相抵触，文字通顺、格式规范。 3.限制公文倒流 各单位要求市政府行文的请示件及文稿，要按规定程序报批；未按规定程序报批的，重新办理。 （四）提高办文时效 1.区别轻重缓急 对重要、紧急公文，办公厅要做到及时办理、特事特办；其他文件按常规程序办理。在保证质量的前提下，提高工作效率。 2.加强流程管理 实行行文流程登记管理，从文稿受理、文字审核把关、报领导审核签发、校对、付印到文件的上报下发等环节，办公厅要实行签字、计时、责任人制度，杜绝压件现象。 3.实行限时办理 （1）公文审核把关时限 办公厅秘书五处负责人、核稿领导和办公厅分管领导对文稿内容、政策、文字、格式体例等进行审核把关修改并签字，一般为2.5个工作日；其中，处长或核稿领导审核时限为1个工作日，厅分管领导审核时限为1个工作日，对审核文稿进行机改初校为0.5个工作日。 （2）公文报批时限 文稿经办公厅秘书五处和核稿领导、厅分管领导审核把关后，按程序呈报市政府秘书长审核或签发；须报分管副市长或市长审核签发的，根据秘书长意见呈报，程序办理期限一般为4.5个工作日；其中秘书长、分管副市长和市长审核时限各为1.5个工作日。 （3）公文校稿时限 文稿经市长、分管副市长或秘书长审签后，由办公厅秘书五处行文室认真复核校稿，填写《印刷报告单》付印。一般为0.5个工作日。 （4）公文印制时限 市委市政府机关印刷所按照公文《印刷报告单》要求进行制版、印刷、装订，直至将公文成品送达办公厅秘书五处行文室，一般为6小时。 （5）公文发送时限 下发公文：办公厅秘书五处行文室对公文成品进行复核，确认无误后，纸质文件交机要室及时下发执行；需通过网络传输的，在市政府专网发送。一般为0.5个工作日。 上报公文：上报省政府的公文在文稿核校完成并付印后，由文印室及时通知办公厅秘书五处机要室通过网络传输上报，直至收件人签收。一般为0.5个工作日。 4.建立催办制度 由办公厅秘书五处行文室按公文限时办理期限，对在各个环节流转的公文进行跟踪催办，随时掌握公文报审情况，协调解决流转中的问题，对公文办结情况进行汇总。市政府办公厅将每季度进行通报。 四、加强部门公文管理 （一）各县（市、区）政府、各开发区管委会、各部门要高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导监督，认真进行公文审核把关，提高报送市政府公文质量。 （二）凡属部门职责范围内的事项，一律由部门自行行文或相关部门联合行文；报批环节办公厅领导已有明确意见不予行文的，各单位不得再次通过其他非正规渠道报批。 （三）确定由市政府行文的，各单位公文代拟稿要确保格式规范、内容全面、观点正确、文通字顺。代拟稿不合行文要求的，退回报送单位重新起草，直至符合行文要求。 （四）市政府领导批示办理的事项，受文部门和相关单位要认真负责，积极主动落实。市政府转办的公文，凡有时限要求的，应在规定时限内办结；需回复的，应及时回复；因特殊情况不能按时办结或回复的，应在规定时限内以书面形式报市政府办公厅。 （五）市政府拟行文文稿需法制办审核或转有关部门会签、征求意见的，原则上3天办结；重大事项需研究确定的，一般不得超过7天。不能按期限完成的，须向市政府办公厅说明情况。