长治市人民政府办公厅关于规范公文办理会议管理和领导活动的意见
（长政办发[2008]37号）
各县、市、区人民政府，市直各委、局、办，各直属机构：
为使公文办理、会议管理和领导活动安排规范化、制度化、科学化，切实改进工作作风，提高行政效能和工作质量，提出如下意见：
一、规范公文办理程序
公文办理包括收文和发文。收文办理是对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、转办、催办等程序；发文办理是以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、归档等程序。
市政府办公厅是公文办理的管理机构，主管本机关的公文办理工作并指导下级机关的公文办理工作，负责上级、平级来文和各县市区政府、市直各委局办报送的请示性公文的收文办理，负责以市政府、市政府办公厅名义上报下发的各类公文的发文办理以及提请市政府常务会议和专题会议的议题等公文的办理工作。
（一）收文办理
1、各县市区、市直各部门报送市政府、市政府办公厅的公文，都要以正式文件直接报送秘书五科受理审核，一般不得直接向市政府领导同志个人报送请示、报告。
2、各县市区、市直各部门报送的公文，必须符合行文规则，请示、报告必须是一文一事，一般只写一个主送机关；内容符合国家法律、法规及其他有关规定和现行政策；涉及其他部门或地方职权的事项，主办部门应当协商、会签；文种使用、公文格式规范，附注处注明联系人和联系电话。
3、各级各部门不得越级上报公文。除应急规定的外，各部门、各单位的公文要逐级通过各县市区政府和上级主管部门提出意见，再报市政府、市政府办公厅。
4、公文一般先送分管副秘书长阅批或阅知后，呈送秘书长、副市长、市长阅批或阅知。审批公文时，对有具体请求事项的，主批领导应当明确签署意见、姓名和日期，其他审批领导圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。同时，审批领导要在《公文审批流转登记表》填写收文时间、退文时间和签收人。审批签字时，不使用铅笔、圆珠笔。
（二）发文办理
1、各县市区、市直各部门拟以市政府或市政府办公厅名义行文时，应起草代拟文稿。草拟稿应当做到：符合国家的法律、法规及其他有关规定；情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；附件齐全，必要的背景情况附有说明；报省政府或省政府办公厅的请示，在文稿末尾标注联系人姓名和电话。
草拟稿如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后再拟稿报送；如有分歧，主办部门主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请市政府办公厅，以便市政府领导协调或裁定。
草拟稿首页附市政府或市政府办公厅发文卡，拟稿人在相应 栏目签署姓名，主办部门的负责人签署姓名和时间。如内容涉及其他部门，主办部门要组织有关部门在发文卡上会签。草拟稿要打印清楚，符合存档要求，并附带电子文档。
2、草拟稿须经办公厅有关科室初步审核、打印清楚并报请分管副秘书长审核。审核的重点是：
（1）是否确需市政府或市政府办公厅行文。凡属于部门职责范围内的事项，应由部门自行行文；涉及几个部门工作的，由几个部门联合行文；应当报市政府批准的，经报批后，仍由部门行文，可注明“经市政府同意”；对国务院各部门和省政府各部门文件的贯彻实施意见、照抄照转上级文件、已在会议上印发的市政府领导同志讲话和会议纪要、已在报刊上刊登过的文稿或工作表彰决定等不发文。能以办公厅名义发的文件，不以政府名义发；能以函件发的文件，不以正式文件发。
（2）是否符合国家法律、法规和方针政策，与省委、省政府、市委、市政府现行的政策规定有无矛盾。
（3）提出的政策界限、措施和要求等是否明确具体，切实可行。
（4）文字是否准确凝练、层次分明、条理清楚、简明扼要、合乎逻辑、标点正确。
（5）公文文种、公文格式、公文标题、主送单位、抄送单位、密级、紧急程度和主题词等体例格式是否符合规定。
审核中如对文稿作大的改动，应当征求主办部门和有关部门意见。必要时，请主办部门负责人和有关会签部门负责人审阅修改稿并签署意见。
3、对经办公厅有关承办科室初核并已报请分管副秘书长审核的文稿，按以下程序送审送签：
以市政府办公厅名义行文的，需分管副市长阅签的送签后，请 秘书长签发；属办公厅内部事务的，由秘书长签发。
以市政府名义行文的，在市政府授权范围内，属于年度安排常规工作的文稿和经市政府常务会议、专题会议审议过的文稿，内容比较单一的文稿，请秘书长审签，分管副市长签发；内容涉及几个部门工作的，请秘书长、分管副市长审签，呈市长签发；全局性的重要文件、规范性文件，请秘书长、有关副市长审签，呈市长签发；拟报请省政府或省政府办公厅的文稿，报请秘书长、分管副市长审签，呈市长签发，市长外出或离职期间，由主持工作的副市长签发。
对文稿送审送签过程中领导同志的重要改动，要随时向参与审稿的领导和有关方面通报。
4、以市委和市政府名义、市委办公厅和市政府办公厅名义联合下发的各类公文，如由市政府有关部门或市政府办公厅有关科室起草，则按上述程序办理后，再呈市委或市委办公厅审签。如由市委有关部门或市委办公厅起草，市政府办公厅有关科室要按上 述程序进行审核并呈市政府有关领导会签后，送市委或市委办公厅。文件由市委办公厅存档。
（三）公文办理时限
凡需要呈送领导阅批和审签的公文，市政府办公厅各承办科室应根据文件内容和紧急程度及时提出拟办意见或进行审核，送领导批示或审签，或者转交有关部门办理。
呈批公文实行限时办结制度。审批时限（指公文按运转程序，从交接签字之时起到退出签字之时止，在本岗位的运行时间）：特急件：承办科室不超过半小时，副秘书长、秘书长不超过一小时，副市长、市长不超过二小时；急件：承办科室不超过一小时，副秘书长、秘书长不超过二小时，副市长、市长不超过四小时；一般件：承办科室不超过二小时，副秘书长、秘书长不超过四小时，副市长不超过一个工作日，市长不超过二个工作日。呈批公文附《公文呈批流转登记表》，由公文审批各环节承办科室和审批领导填写。遇紧紧公文，如领导在本市范围，由承办人负责送达；如在外地，承办人应按领导外出协作分工请示相关领导；如领导临时外出，可电话请示，依领导指示办理。
在公文呈批过程中，根据有关领导批示需修改、协调的文件，按领导批示意见退回修改、协调，该公文视为暂已办结。待重新修改或意见协调统一后，再按程序重新办理。缓办、退办件由承办科室通知办文单位。
二、规范市政府各类会议的组织安排
（一）市政府全体会议
市政府全体会议由市长、副市长、市政府秘书长及市政府组成部门的主要领导组成。会议由市长或市长委托负责常务工作的副市长召集和主持。根据会议内容，市政府全体会议可邀请市委、市人大、市政协的有关负责同志列席会议。
1、主要任务。决定和部署市政府的重要工作；讨论政府工作报告和市政府工作中的重大事项；研究和通报全市经济和社会发展情况；讨论和通报重大改革和机构变动情况；讨论其他需提交市政府全体会议的事项。
2、议题确定与准备。市政府全体会议的议题由市长确定，会议组织和会议文件的拟定印制由市政府办公厅负责。
3、会期及参会人员。市政府全体会议一般每半年召开一次，市政府全体组成人员出席会议，市政府副秘书长列席会议。根据需要可扩大到市有关部门、单位和县市区政府主要负责人列席会议。
4、会议要求。市政府组成人员因故不能出席会议的要书面报告市政府办公厅，经秘书长审批后报告市长。会前要充分做好准备工作，涉及全局的重大事项应广泛征求意见。参会人员要充分发表意见，不讲与议题无关的问题。
5、会议议定事项的办理与落实。会议讨论情况及决定事项由市政府办公厅负责整理形成《会议纪要》，由秘书长审核后报市长签发并下发相关部门贯彻落实；会议通过的事项，如需以市政府或市政府办公厅名义印发文件，按照公文办理程序办理。会议议定事项由市政府办公厅负责督办，并将落实情况书面报告市长、副市长、秘书长。
（二）市政府常务会议
市政府常务会议是法定例会，由市长、副市长、秘书长组成。由市长或市长委托负责常务工作的副市长召集和主持，原则上须组成人员半数以上出席方可召开。
1、主要任务。传达贯彻党中央、国务院、省委、省政府和市委的重要决定事项；讨论决定市政府工作中的重要事项；讨论市政府规范性文件；讨论全市国民经济和社会发展全局性问题；分析全市经济形式及安全生产形式；决定市政府各部门和各县市区请示市政府的重要事项；研究需要市政府审定的政府机构设置和职能确定；研究政府系统人事任免事项；讨论其他需提交常务会议的事项。
2、议题确定。市政府常务会议议题由市长确定。拟提交市政府常务会议的议题由市长、副市长或秘书长提出，市政府办公厅负责综合平衡，按轻重缓急和领导意见拟出上会安排，由秘书长审示后报常务副市长、市长审定。凡市长、副市长职权范围内可解决的问题，不提交常务会议讨论。
3、议题协调。凡提交市政府常务会议的议题，呈报部门要主动征求相关方面的意见。对于涉及有关方面的事项，特别是涉及到机构、编制、经费、土地、资源等重大问题，应有相关主管部门出具书面意见。部门之间意见不能统一的，要报请分管副秘书长或分管副市长予以协调并签注意见，对协调结果和意见分歧予以说明。市政府组织的议题协调会，相关部门必须由部门负责同志参会，部门对议题要提出书面意见，并加盖公章或由主要负责同志签字认可。议题协调后报经分管副秘书长、分管副市长审核，方可安排上会。对有意见分歧的、未经分管副秘书长和分管副市长协调审核同意的议题不安排上会。
4、议题审核。市政府办公厅负责议题的收集与审核。收到议题后，要审查议题是否属于市政府常务会议研究的范围，是否与国家和我省现行政策、法规相一致，是否与涉及到的相关部门协商一致，议题材料是否符合要求等。正式提交常务会议讨论的议题材料应包括主报告、协调征求意见的情况报告、有关背景资料、市政府领导要求提供的其他材料。对成熟的议题，由市政府办公厅填写《市政府常务会议议题审核办理卡》，经秘书长审示后列为待上会议题。
5、会期及参加人员。市政府常务会议一般每月召开2-3次，一般安排在每月上旬和中旬召开，原则上每月下旬不安排常务会议。出席人员为市长、副市长、秘书长，列席人员为市政府副秘书长、有关市直部门的主要负责人、市政府办公厅法制、信息和相关业务科室负责人。根据会议内容，可邀请市委、市人大、市政协的负责同志列席会议。根据需要可通知有关新闻单位参加会议，并作宣传报道。
6、会议要求。市政府常务会议组成人员无特殊情况的要出席会议，不能出席会议的应提前向主持人请假并通知会议组织人员。分管副市长不能出席会议时，一般不安排其分管部门提出的有关议题。列席部门由市政府办公厅提出建议名单报秘书长、常务副市长、市长审定。常务会议要求列席部门主要负责同志参会，主要负责同志如不能到会要提前上报书面请假（除参加全国、全省性会议、出国考察或生病外，一般不得请假），经批准后可由主持（或分管）部门工作的负责同志参会。议题呈报部门可带一名工作人员
参加会议；议题呈报部门一般要提前3天向市政府办公厅报送议题材料；议题由呈报部门的主要负责人汇报（时间一般控制在10分钟以内），汇报内容要突出重点，直奔主题；部门列席人员如有新的不同意见，经主持人同意可简短发言（时间一般控制在5分钟以内）；其他工作人员未经主持人同意，不得发言。参加会议的人员要提前5分钟进入会场，不得迟到早退，不得无故随意离开会场，其他无关人员不得进入会场。开会期间应关闭手机。
市政府常务会议的议定事项及有关内容需对外公开报道的，新闻报道稿件要经市政府办公厅有关科室审核并报秘书长审定，必要时经市长或常务副市长审定后方可发布。
7、会议议定事项的办理与落实。为保证记录准确，会议采取主副两人记录，并同时录音；会议讨论情况及决定事项，由市政府办公厅负责整理形成《会议纪要》，经秘书长、常务副市长审核后报市长签发，并印发有关部门贯彻落实；会议通过的事项需要以市政府或市政府办公厅名义印发文件的，要按公文办理程序办理；会议议定事项由市政府办公厅负责督办，并将落实情况定期书面报告市长、副市长、秘书长；常务会议资料、记录、落实情况按规定单独立卷归档。
（三）市政府专题会议
比照省政府做法，市长碰头会、市长办公会以及不上常务会议研究的具体性工作会议，均以专题会议的形式召开。专题会议由市长或有关副市长召集和主持。
1、主要任务。研究、处理市政府日常工作中的重要问题；涉及某一方面、行业、系统的重要问题；需市政府审定的投资项目及资金安排；研究全国、全省重要会议的贯彻落实意见及市政府拟颁发的重要文件；市长、副市长确定的其他需要提交会议审定的事项。
2、会议期及参加人员。专题会议可根据需要不定期召开。出席人员为议题涉及到的市长、副市长、秘书长，列席人员为议题涉及到的分管副秘书长和有关部门的主要负责同志（涉及部门和单位的主要负责同志不能到会的，可由该部门分管领导参加并汇报）。
3、其他事项。同市政府常务会议有关规定。
（四）市政府党组会议
市政府党组会议由党组书记、副书记及其他党组成员组成。会议由党组书记或党组书记委托党组副书记召集和主持。
1、主要任务。学习贯彻中国特色社会主义理论和党的路线、方针、政策；研究政府工作中的思想、组织、作风建设等问题；市政府党组民主生活会；传达重要文件，通报有关重要情况；研究需提交市委、市人大讨论决定的政府机构设置、编制的增减、人事任免及奖惩等事项；党组书记决定提高交会议的其他重要事项。
2、会期。市政府党组会议一般每季度召开一次。需临时召开的，由党组书记决定。
3、有关事项。会议要形成《纪要》，经党组书记审签后备存，并独立归档；其他需列席会议的人员由党组书记根据会议内容确定。
（五）全市性会议
1、会议审定。市政府直接召开的会议（含电视电话会议），原则上需由市政府常务会议或市长批准召开。以市政府名义召开的 会议，一般要经市政府常务会议研究决定；能由部门召开的会议，不以市政府名义召开。市直各部门召开的全市性会议，要报市政府办公厅审批。
会议主办部门要拟定会议请示及筹备方案，提前一周报市政府办公厅会务科受理。对于时间要求紧、内容重要的会议要及时报批。会议主办部门报送的请示要说明以市政府名义召开的理由、参会人员、议程及会议时间、地点，经市政府办公厅审核，分管副秘书长、秘书长、分管副市长同意后报常务副市长、市长批准。
全市性会议提倡召开电视（电话）会议。能够以电视（电话）形式召开的会议，要以电视（电话）会议形式召开。
2、会议内容。贯彻落实党中央、国务院、省委、省政府和市委、市政府的重要方针、政策过程中涉及面广、内容重要的有关事项。
3、会议规模。市政府召开的全市性会议，只安排与会议内容密切相关的单位参加，会议人数一般不超过200人。
4、会议规格及数量。以市政府名义召开的会议，原则上只开到县一级，会期一般不超过一天。市直各部门年初召开的全市性会议，可由市政府分管领导出席，也可发表书面讲话。凡以部门名义召开的全市性业务会议，市政府领导一般不参加；如确实涉及到全局性工作的会议，需要市政府领导参加的，部门要提出申请，由市政府相关领导审定。市直各部门召开的会议一般不请各县市区领导同志参加，确需各县市区政府主要领导参加的会议，必须经市长批准；确需各县市区政府分管领导参加的会议，由分管副市长批
准。市直各部门召开的全市性会议，一般每年只召开一次。市政府已经发文部署的工作，原则上不再以市政府名义召开会议进行 部署。
5、会议要求。市政府召开的会议如设主席台，原则上只安排市领导、会议主持人和业务主管部门主要负责人就座。市政府直接召开的会议，市直各部门和有关参会单位要严格按照要求的时间和人员参加会议；凡指定参会人员因特殊情况不能参加会议的，要提出书面请假，经批准后再确定其他参会人员。原则上不在市政府召开的会议上安排部门的表彰、颁奖等活动。按照厉行节约、降低行政成本的要求，全市性会议原则上不得在风景名胜区召开，不得组织与会议无关的活动，不得赠送礼品或发放纪念品。会议文件、材料只需简单装订，会场安排布置要简洁实用，会议工作人员数量要严格控制。除工作需要外，原则上会议当地的参会人员
不安排食宿。
6、其它事项。涉及两位或两位以上副市长分管的事项需召开会议的，须经有关副市长同意；拟召开的全市性会议经批准后，由市政府办公厅向会议主办部门下发《会议批准通知单》。主办部门可据此按程序办理有关会务事宜。
（六）市政府电视（电话）会议
1、会议组织。国务院、省政府召开的全国性、全省性电视（电话）会议要求市政府组织收听收看的，由市政府办公厅具体组织承办。省政府各厅、局召开的电视（电话）会议，一般由市对应的业务部门负责组织收听收看，需请市政府领导出席的会议，由承办部门报请市政府办公厅按程序报批。市政府直接召开的电视（电话）会议，由市政府办公厅事先与电信部门联系，根据线路情况确定会议时间、地点后，由办公厅发文通知；以市政府名义召开的电视（电话）会议，原则上由各业务部门组织承办。
2、其它事项。市政府召开的电视（电话）会议，费用由市政府办公厅支付，会议资料由市政府办公厅整理归档。以市政府名义召开的电视（电话）会议，费用由承办部门支付，会议资料由承办部门整理归档。
三、规范市政府领导活动的组织安排
（一）政务活动
市政府领导政务活动安排要坚持从严审批、从严控制的原则，切实减少市政府领导事务性、应酬性的活动。各县市区和市直各部门要严格按照活动安排要求报批办理。
1、活动报批。市政府领导参加的各种政务活动由市政府办公厅统筹安排。各县市区和市直各部门邀请市政府领导出席政务活动的，要提前3天向市政府办公厅提出书面报告（附具体活动方案），由市政府办公厅会务科受理审核并提出意见，报秘书长审阅后呈报市政府有关领导审定。对未经市政府审定的活动，市政府领导一般不出席。
2、安排原则。除全局性重大会议、重要活动等可请市政府主要领导出席外，其他如涉及到全市性工作的会议、活动，确需市政府领导出席的，原则上只安排分管领导一人参加，其他领导不再参加。同一活动原则上不得多头或重复邀请。各县市区和市直各部门不得直接邀请市政府领导参加各类活动。
除市委、市政府统一组织安排的活动以及对全市工作有积极推动作用、能产生较大影响的活动外，各县市区和市直各部门组织的一般性工作会、业务会，市政府领导原则上不参加；各县市区和市直各部门组织的表彰会、座谈会、庆祝会、纪念会、联谊会等礼仪性、庆典性活动（包括参观、剪彩、颁奖、奠基、首发式等），原则上不安排市政府领导出席。
对于市委统一组织的活动，市政府办公厅在接到通知后，报告秘书长并及时通知市政府领导参加。
3、活动要求。安排市政府领导参加政务活动时，严格按照党中央、国务院、省委、省政府和市委、市政府的有关要求，轻车简从，简化礼仪。
市政府领导政务活动方案经审定后，活动组织部门要严格遵照执行，不得在活动过程中临时动议；活动组织部门不搞迎送（或列队欢迎），陪同领导一律在活动点等候；所有活动点不挂横幅、标语，会场不摆放鲜花、香烟和水果；开会期间应关闭手机并禁止吸烟；所有提供的文字性材料，只需简单装订；活动中要减少陪同人员，原则上只安排各县市区和市直各部门主要负责人陪同；活动中如需就餐，只安排工作便餐并严格控制陪餐人数。
严格控制记者人数和随行车辆。除指定的记者和车辆外，其余一律不得随从。
（二）外事活动
市政府领导会见、宴请外宾以及出席涉外项目签字、开工、工仪式等活动，是政策性较强的官方活动和外交礼仪，要严格按照外事活动的有关要求组织办理。
1、安排原则
根据来访外宾的身份，以对等原则接待。一般不安排两位市政府领导重复参加一个团组的多项活动。对一般团组原则上只安排会见和宴请中的一项；有会见、签字、宴请等活动的只安排其中的一到两项。大型项目可安排市政府领导出席签署协议、开工、竣工仪式，小项目一般不安排。陪同市政府领导出席外事活动的部门领导应尽量减少，通常由市政府外事办公室的一名负责人及相关部门的负责人参加。大型团组（10人以上）或大型综合项目可适当增加对口陪同人员。
2、会见规格
属下列情况的团组，可报请市政府领导参加：
（1）具有或相当于副地级以上的外国政府官员、议会及司法部门人士和主要党派负责人；
（2）同我市建立友好关系的外国地方政府派遣的官方或民间团组；
（3）外国驻华使、领馆官员；
（4）国际组织较重要的负责人及团组；
（5）在我市有较大投资的外国公司负责人；
（6）有较强实力和国际影响的外国公司负责人；
（7）国际知名人士、学者和我市的老朋友；
（8）对我市做出突出贡献的外国专家；
（9）较重要的外国新闻团组；
（10）其他确需由市政府领导出席的外事活动。
3 、办理程序
市政府领导外事活动由市政府办公厅和市政府外事办公室共同办理，一般应先经市政府外事办公室审核并提出意见。具体程序比照内事活动要求办理。
二00八年三月二十六日
