普洱市人民政府办公室关于印发《普洱市电子文件与电子档案管理暂行办法》的通知
（普政办发〔2008〕15号）
各县（区）人民政府，市直各委、办、局：
《普洱市电子文件与电子档案管理暂行办法》已经市政府同意，现印发给你们，请认真遵照执行。
二〇〇八年二月十九日
普洱市电子文件与电子档案管理暂行办法
根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国行业标准《电子文件归档与电子档案管理规范》、国家档案局《电子文件归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》和云南省人民政府办公厅关于转发《云南省电子文件归档管理暂行办法》的通知精神，为规范全市电子文件归档与电子档案管理，保障归档电子文件和电子档案安全有效地存储与利用，特制定普洱市电子文件与电子档案管理暂行办法（以下简称办法）。
一、范围、定义及标准
（一）范围。
1．本《办法》适用于本市各级国家机关、社会团体和企事业单位产生的电子文件及电子档案的管理。其他社会组织的电子文件归档与电子档案管理可参照本《办法》执行。
2．本《办法》规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。
（二）定义。
1．电子文件 electronic records
能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在光盘、磁带、硬磁盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。
2．电子档案 electronic archives
具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
3．逻辑归档 logical filing
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
4．物理归档 physical filing
指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
5．归档电子文件 archival electronic records
指具有凭证和保管利用价值，作为档案保存的电子文件。
6．背景信息 context
指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
7．元数据 metadata
指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
8．真实性 authenticity
指按规定对电子文件的内容结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
9．完整性 integrity
指电子文件的内容结构、背景信息、元数据等无缺损和无改变。
10．有效性 utility
指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
11．捕获 capture
指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。
12．迁移 migration
指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
《办法》所称电子文件是指在本市电子政务网、本部门局域网和办公自动化应用系统中经识别、处理后形成的具有规范格式的文件电子数据。
（三）引用标准。
1．gb/t18894-2002国家《电子文件归档与管理规范》
2．da/t18-1999《档案著录规则》
3．《中国档案分类法》
4．da/t19-1999《档案主题标引规则》
5．da/t22-2000《归档文件整理规则》
6．gb/t7156-2003《文献保密等级代码与标识》
二、电子文件的管理
（一）电子文件管理的原则是遵循电子文件形成特点和规律，维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，便于电子文件的科学保管和长期有效利用。
本市各机关单位应将电子文件管理纳入本系统、本机关电子政务建设和部门的职责范围，明确分管领导，加强监督检查，落实管理机构、人员、资金等保障措施。
（二）市、县（区）档案行政管理部门、信息部门应明确电子文件管理职责，对同级机关单位电子文件管理工作实行监督、指导。各级国家综合档案馆负责归档电子文件的安全保管、维护和提供利用。
（三）电子文件形成单位应指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、整理、鉴定、归档及电子档案的保管和利用，实行全过程管理，保证管理工作的连续性，并纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位职责。
（四）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
（五）具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件，如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
（六）电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由单位档案部门负责，电子档案移交后由档案馆负责。
三、电子文件类型和收集
（一）电子文件类型。
1．文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。
2．图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件。
3．图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
4．影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件。
5．声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件。
6．多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。
7．数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中产生的电子文件。
（二）电子文件收集范围。
凡是本单位工作活动中形成的，具有查考利用价值，应作为电子文件收集，收集时相关支持软件和数据均属收集范围。
（三）电子文件收集要求。
1．电子文件应当与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，在内容上保持一致。每份电子文件均需在《电子文件登记表》中登记，以件以盘为单位填写（见附件1）。电子文件登记表应与电子文件同时保存。
2．在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应当采取严格的安全措施，随时备份，保证电子文件不被非正常改动，保证电子文件的安全性。对具有永久和长期保存价值的电子文件，应制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档保存，并使两者建立互联。
3．文本文件收集时应统一将其转换为txt、xml、rtf通用格式。收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
4．图像文件收集时应统一将其转换为tiff、jpeg格式。如果采用非标准压缩方法，收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
5．图形文件收集时应注意其软、硬件环境和相关数据。
6．影像文件收集时应按mpeg、avi通用格式，注意收集其压缩方法和相关软件。
7．声音文件收集时应统一转换为wav、mp3通用格式，注意收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
8．归档电子文件如果采用不符合本《办法》要求的格式，收集时应转换成本办法的格式，如无法转换，应当将相关软件一并收集。
9．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及与电子文件处理有关的参数、管理数据等，应与电子文件一同收集。
10．电子文件类别代码：t-文本文件；i-图像文件；g-图形文件；v-影像文件；a-声音文件；m-多媒体文件；p-计算机程序；d-数据文件。
11．电子文件稿本代码：m-草稿性电子文件；u-非正式电子文件；f-正式电子文件。
四、电子文件的接收
依据《中华人民共和国政府信息公开条例》，为提高行政机关工作的透明度，促进依法行政，充分发挥行政机关政务信息对群众生产、生活和经济社会活动的服务作用。要求同级行政机关必须向市、县（区）国家档案馆主动送交现行公开的电子文件及目录数据。作为当地政府信息公开场所的国家档案馆，在接收公开的电子文件和目录数据利用时，必须遵守信息公开的范围、方法和程序。
（一）电子文件接收的范围。
市直各机关单位要参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的相关规定，移交2007年以后形成的现行公开电子文件，具备条件的同时送交音、视频文件。
（二）电子文件接收时间。
根据省电子文件送交的有关规定，电子文件接收时间从文件形成满三个月后，向国家档案馆现行公开文件中心送交。
（三）电子文件接收送交格式。
电子文件接收格式符合本《办法》要求，送交方式采用脱机载体。
电子文件接收要按照有关要求填写登记手续。各单位送交的电子文件需留有备份。
五、电子文件的归档
（一）归档范围。电子文件的归档范围，参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。
（二）归档时间。逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。
（三）归档电子文件应以“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，文件内容紧密相关的几份电子文件也应作为一件。
（四）归档检测。在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等的检测。
（五）归档前的鉴定。电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件鉴定的有关规定执行，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。
（六）有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
（七）保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。
（八）电子文件归档要求：
1．本市各级机关、团体和企事业单位，应当使用本市统一的档案信息数据库管理系统软件进行电子文件的归档管理。
2．归档电子文件应与相应的纸质文件并存，在内容上保持一致。每份归档的电子文件均需在《归档电子文件登记表》中登记，以件以盘为单位填写（见附件2）。归档电子文件登记表应与电子文件同时保存，并有纸张打印件。
3．电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。
4．把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性的载体上，一式三套，一套封存保存，一套供查阅使用，第三套作为电子档案移交档案馆。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。
5．本标准推荐采用的载体，按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘。禁用软磁盘作保存载体。
6．存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。
7．电子文件归档时将相应的机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附件2）。
8．原电子文件数据载体在完成电子文件归档后，在其形成部门保留时间至少1年。
六、电子文件整理
本市各级机关、团体和企事业单位的档案管理部门要随时收集符合归档范围的电子文件。
著录应当使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字，依照其文字规则书写；数字使用阿拉伯数字；图形及符号照录，无法照录的可改为其它形式的相应内容，并加“[]”号。
（一）电子文件的整理，应按年度、机构（问题）、保管期限、密级等因素相对集中。
（二）根据电子文件登记表，参照《档案著录规则》进行著录《归档电子文件目录》（见附件6）并附有纸质目录。
七、归档电子文件的备份
电子文件形成单位的档案管理部门（档案室）应于每月初将上月形成的经过检验的归档电子文件保存在脱机载体上，并做好备份。
八、电子档案移交与保管
电子文件归档后，按有关规定移交至单位档案保管部门，作为电子档案进行保管，到期移交档案馆。
（一）电子档案移交要求。
1．电子档案移交时间。向国家综合档案馆移交纸质档案的单位，在每年6月30日以前，应向同级国家档案馆移交一套上年度的电子档案。
2．移交的电子档案，应包括归档电子文件目录和本单位制发文件的原文数据，并与纸质档案相一致。数据接口标准相一致，不符合接口标准的，移交单位负责转换。
3．电子档案应当用只读光盘作为载体进行移交。
（二）电子档案移交检验。
1．档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100％。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％合格率应达到100％。
2．检验项目：
（1）载体有无划痕，是否清洁。
（2）有无病毒。
（3）核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
3．检验结果填入《电子档案移交接收检验登记表》（见附件3），一式2份，移交部门保存一份。检验不合格的，应退回形成单位重新制作。
（三）电子档案移交接收。填写《电子档案移交接收登记表》（见附件4），同时移交《归档电子文件目录》，一式2份，移交部门保存一份。
（四）电子档案保管要求。电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
1．归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。
2．环境温度范围：17℃-20℃；相对湿度范围：35％-45％。
3．电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
4．市、县（区）档案馆对移交进馆的电子档案应做好备份，把电子档案复制或拷贝至耐久性的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，第三套异地保存。
（五）电子档案有效性保证。
1．每满1年，对电子档案形成单位的档案保管部门，进行一次电子文件读取、设备更新情况检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
2．对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。
3．磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
4．档案保管部门定期对电子档案进行检验，检验结果应填入《电子档案管理登记表》（见附件5）。
（六）电子档案的利用。
1．电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子档案。
2．利用时使用拷贝件。
3．利用时要遵守保密规定。
4．利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5．具有保密要求的电子档案，各级档案馆和各单位档案保管部门要遵守国家或部门有关保密规定，要有稳妥的安全保密措施。
（七）电子档案的鉴定销毁。
1．电子档案的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。
2．电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
3．非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
（八）电子档案统计。
本市各级国家综合档案馆和市直各档案保管部门，应及时按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
九、附则
（一）有关《普洱市电子文件与电子档案管理暂行办法》的标准和未尽事宜，如今后有国家和省的新标准出台，按新标准执行。
（二）普洱市直各机关、团体、企事业单位，2007年前到期未移交纸质档案的，从2008年1月起移交纸质档案的同时移交电子档案，电子档案与纸质档案在相关内容上保持一致。
本《办法》由普洱市档案局（馆）负责解释。
本《办法》自2008年1月1日起施行。
附件：1.电子文件登记表（表a-1、2） （略）
2.归档电子文件登记表（表b-1、2）（略）
3.电子档案移交接收检验登记表（表c-1）（略）
4.电子档案移交接收登记表（表c-2） （略）
5.电子档案管理登记表（表d）（略）
6.归档电子文件目录（表e）（略）
