黑龙江省档案局关于做好省(中)直机关2008年归档文件整理工作的通知
（黑档发[2008]5号）
省（中）直各单位、省农垦总局、森工总局、哈尔滨铁路局、在哈大专院校档案部门：
按照《黑龙江省档案局关于实施〈归档文件整理规则〉的通知》、《黑龙江省档案局关于加强电子文件归档与管理的几点意见》等有关文件要求，现将2008年省（中）直机关归档文件整理工作有关事宜通知如下：
一、做好《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局八号令）的贯彻落实工作。根据《黑龙江省档案局关于转发〈国家档案局关于做好《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》宣传贯彻工作的通知〉的通知》（黑档发[2007]11号）和《关于省（中）直机关〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表〉报审工作的通知》（黑档发[2007]35号）文件要求，省（中）直机关各单位要在2007年12月31号前上报本单位制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，并经省档案局审查同意后方可执行。省中直机关2008年的归档文件整理工作开始执行省档案局审批同意的《机关文件材料归档按范围和文书档案保管期限表》。各单位归档文件整理工作的完成时间可延到6月末。目前仍有一部分单位没有上报本单位的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，已影响了省（中）直《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》审批工作的正常进行，希望没有上报的单位要在2月底前完成报批工作。
二、加强本单位归档文件材料的收集工作。各单位要根据经省档案局审批和备案的机关文件材料归档范围做好文件材料的收集工作，尤其要加强大事记、统计报表、党团员名册、财务预决算、会议材料等“帐外”文件材料及行政执法、行政审批、产权关系、个人权利等领域的文件材料和照片、录音录像、光盘等特殊载体材料及专门档案的收集力度。
三、加强突发事件文件材料的收集归档工作。有关机关要加强对2007年突发事件文件材料归档工作的监督、检查和指导工作，确保突发事件文件材料的齐全、完整。
四、加强电子公文的归档和管理。按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》和《黑龙江省档案局关于加强电子文件归档与管理的几点意见》的要求，2007年形成的电子公文应在办理完毕后向机关档案部门移交归档，归档的电子文件一式三套，一套在本机关档案部门保管，一套在机关内部提供利用，一套移交省档案馆。各单位要提高认识，加强领导，确保在公务活动中形成的具有保存价值的电子公文按照规范要求归档保存，并确保电子公文的真实性、完整性和有效性。2007年形成的电子公文，请于2008年6月末之前移交省档案馆保管一处。联系人：舒晓丹、季健，电话53644657。
五、 高质量高标准地完成2007年归档文件整理工作。各单位、各部门要采取措施确保2008年归档文件材料收集齐全完整，保管期限划分准确，整理科学规范，上架及时。各单位、各部门要在做好本机关归档文件整理工作的同时，要加强对直属单位归档文件整理工作的监督和指导，保证直属单位归档文件整理工作与本机关归档文件整理工作同步完成。
六、继续做好已公开现行文件报送工作。按照《黑龙江省政府信息公开的规定》、《黑龙江省档案局关于认真贯彻执行〈黑龙江省政府信息公开的规定〉的通知》和《黑龙江省档案局关于向省档案馆报送已公开现行文件有关问题的通知》要求，列入报送范围的省（中）直机关及直属单位，2008年制发的符合政府信息公开范围和已公开现行文件报送范围的文件应在文件制发10日内报送省档案馆现行文件查阅中心，一式两份。有关单位或部门同时要加强对直属单位已公开现行文件报送工作的监督、检查和指导。
二〇〇八年一月二十一日
