河北省教育厅关于中等职业学校学籍管理工作的通知
（冀教职成[2009]21号）
各设区市教育局、省部属中等职业学校、有关高校：
为切实做好学籍管理工作，并为中等职业学校学生助学工作打好基础，现就有关事宜通知如下。
一、高度重视中等职业学校学籍管理工作
加强中等职业学校学籍管理工作，是维护中等职业学校学生合法权益和学校正常教育教学秩序的基础措施，是落实国家中职资助和免费政策的重要保证。做好中等职业学校学籍管理，有利于推动中等职业学校办学模式和教学管理制度的改革，有利于促进弹性学习制度的建立和实施，有利于促进职业教育内部各层次、各部门之间及职业教育与普通教育的沟通和衔接。各级主管部门必须给予高度重视，严格管理措施，完善管理方法，坚持和维护中等职业学校学籍管理工作的严肃性和准确性。
二、强化责任意识，明确管理范围
中等职业学校学籍管理工作实行省、市两级教育行政部门负责的制度。
省教育厅：
1、省教育厅职成教处负责省部属中等职业学校，由省教育厅审批设置的民办职业学校，各级各地举办的卫生类、师范类中等职业学校（班），省属高校举办的中专部（班）的新生学籍注册、毕业证书审核验印、学籍异动备案（如：转学、转专业、休学、复学、退学等）、毕业证书补办。
2、省教育厅学生处负责所有“3＋2”办学模式学校（班）大专段的转段、五年一贯制高职新生注册和转段工作，以及所有省管范围的中职学历认证。
设区市教育局：
1、省管范围之外的所有公办、民办中等职业学校学籍。
2、市、县属中等职业学校举办的“3＋2”办学模式学校（班）的中专段学籍。
3、省教育厅委托代办学籍。
三、严格管理程序，提高管理水平
（一）新生学籍注册
1、注册时间
春季招生注册时间：4月15日--31日；
秋季招生注册时间：10月15日-31日。
2、注册要求
①以统一的数据库结构（附件1）上报新生录取备案的电子信息。注册时需携带统一格式打印的《河北省中等职业学校新生录取简明登记表》（附件2）。
②所有卫生类、师范类新生注册以省考试院审核录取结果为准，注册时提供省考试院审核录取登记表。所有招收卫生类专业的院校，要提供经省卫生厅、教育厅、发改委联合评估合格的文件。民办卫生类学校应同时提供省教育厅下达的年度招生计划文件。
③“3＋2”办学模式新生学籍由中等职业学校会同联办高校一起注册。以省考试院审核录取结果为准，注册时提供省考试院审核录取登记表，同时提供省教育厅下达的年度招生计划文件。
（二）电子图像采集
省管范围学校举办的中等职业学校在新生学籍注册时，一并报送新生电子图像信息（统一按报送数据库中学生的身份证号命名）
电子图像信息规格：格式jpg，大小22.6×33.1（宽×高，毫米），分辨率300×300dpi，电子文件大小不超过30kb，蓝底彩色。一律不得使用翻拍或扫描的图片。
（三）毕业证书验印及电子注册
1、从2010年秋季毕业生开始，全省中等职业学校实行统一防伪毕业证书，由省教育厅统一印制。毕业证书的编号由学校负责填写，编号要求见附件1备注。
2、审核验印须提交材料：《河北省中等职业学校毕业证书审核验印暨电子注册申请书》（附件3）；毕业生学历证书电子数据库（数据库结构见附件1）；录取新生简明登记表或招生录取备案登记表原件；学生成绩表；学籍变动情况相关材料。各学校在上报学历证书电子数据的同时，一并报送毕业生的电子图像信息。
3、办理时间：省管理权限内的职业学校毕业证书，春季毕业的在1月15日-31日办理，暑期毕业的在6月15日-30日办理。
市管理权限的办理时间由各市自定。
四、增强服务意识，灵活管理方法
中等职业学校办学形式多样，招生方法灵活。其学籍管理一方面必须适应这一鲜明的职教特点，另一方面也必须严格程序，谨守原则。
1、常年招生问题
除春秋两季正常招生实行常规注册之外，其它时间批量招生在一个班以上的，可申请按程序办理注册及毕业手续。
2、办理学历证书遗留问题
上一季度学历证书电子注册漏办、错办所遗留的问题，分别在春秋学籍备案及电子注册时集中办理；毕业证书遗失或者损坏，经本人申请，由学校核实并出具相应的证明材料及《核发中等职业学校毕业证明书登记表》（附件4），每月的最后一周集中办理。
毕业证明书由省教育厅统一印制，按管理权限由省、市分别补办。毕业证明书的编号由学校负责填写，编号要求见附件5。毕业证明书与原毕业证书具有同等效力。
3、学生学籍异动备案
学生学籍异动，如：转学、转专业、休学、复学、退学等，分别在学籍备案期间集中办理。具体办理办法执行《河北省中等职业学校学生学籍管理办法》（冀教学[2007]11号文）和《河北省教育厅关于中等职业学校学生转学有关事项的通知》（冀教学[2007]22号），《转学申请表》见附件6，《学生学籍异动情况备案登记表》见附件7。
4、为中职学生资助做好服务
严格的学籍管理是做好中职学生资助和免费工作的重要保证。为使两者关系协调，便于资助和免费工作顺利进行，做以下规定：
①现在由省资助的中等职业学校（班），一律到省教育厅职成教处注册学籍；由设区市、县资助的，一律到设区市教育局注册学籍。
②由设区市、县资助的卫生类、师范类职业学校（含民办）的新生学籍注册，省教育厅委托各设区市教育局代为办理。
③省资助的民办职业学校和市属五年一贯制高职的新生在省教育厅注册学籍之后，需在所在市教育局备案。
④各设区市教育局管理的新生学籍注册结束后一个月内，将新生汇总数据总库及电子图象信息，刻光盘报教育厅职成教处备案。
中等职业学校学生学籍管理工作政策性、时效性强，涉及学生的切身利益和学校的办学声誉。各学校要切实负起责任，要准确、及时、真实地填报学生信息。如因漏报、信息错误造成学生不能领取毕业证书，影响学生就业等，学校应承担责任。对弄虚作假骗取学籍和资助、免费资金的，将予严肃查处。情节严重涉及违法的，将追究当事人和学校的法律责任。
附件：
1、河北省中等职业学校学籍管理信息数据库结构
2、中等职业学校新生录取简明登记表
3、毕业证书审核验印暨电子注册申请书
4、核发中等职业学校毕业证明书登记表
5、毕业证明书编号规则
6、转学申请（确认）表
7、学生学籍异动情况备案登记表
附件1：
河北省中等职业学校学籍管理信息数据库结构
序号 | 字段名 | 内容 | 类型 | 宽度 | 备注 |
1 | xxdm | 学校代码 | 字符型 | 10 | |
2 | xxmc | 学校名称 | 字符型 | 40 | |
3 | xxlsbm | 学校隶属部门 | 字符型 | 40 | |
4 | xzmc | 校长名称 | 字符型 | 8 | |
5 | xh | 学号 | 字符型 | 18 | |
6 | ksh | 考生号 | 字符型 | 14 | |
7 | xm | 姓名 | 字符型 | 8 | 姓名不加空格 |
8 | xb | 性别 | 字符型 | 2 | |
9 | mz | 民族 | 字符型 | 8 | |
10 | sfzh | 身份证号 | 字符型 | 18 | |
11 | csrq | 出生日期 | 字符型 | 8 | |
12 | zymc | 专业名称 | 字符型 | 30 | |
13 | syszd | 生源所在地 | 字符型 | 60 | |
14 | xz | 学制 | 字符型 | 3 | |
15 | zzmm | 政治面貌 | 字符型 | 8 | |
16 | bxlx | 办学类型 | 字符型 | 12 | |
17 | rxfs | 入学方式 | 字符型 | 10 | |
18 | jhxs | 计划形式 | 字符型 | 10 | |
19 | xxxs | 学习形式 | 字符型 | 10 | |
20 | whcd | 文化程度 | 字符型 | 10 | |
21 | ssjj | 所属季节 | 字符型 | 4 | |
22 | rxrq | 入学日期 | 字符型 | 8 | |
23 | byrq | 毕业日期 | 字符型 | 8 | |
24 | byzsh | 毕业证书号 | 字符型 | 20 | |
25 | bz | 备注 | 字符型 | 40 |
备注：
1.此数据库结构为中等职业学校新生注册备案和毕业验证统一使用，有些字段内容可为空，如新生注册备案时，byrq、byzsh等字段内容不能填写，但数据库结构必须完整。
2.出生日期、入学年月字段的录入格式为8位（如19900101；20090901）。
3.省属学校、各市代码：省属学校：300；石家庄：301；承德：302；张家口：303；秦皇岛：304；唐山：305；廊坊：306；保定：307；沧州：308；衡水：309；邢台：310；邯郸：311。
4.学号编制规则：18位编码，1-3为省市代码，4-7位为入学年份，8-9位为入学月份，10-13位为学校代码，14-18位为顺序号。如：301 200909 0101 00001各学校编制的学号要具有唯一性。
5.学习形式包括：全日制、脱产、函授、业余。
6.户籍所在地：省份必填，市区或县必填，详细地址必填。
7.户籍性质：农村、县镇非农、城市。
8.毕业证书编号规则：
⑴按照普通中专、成人中专和职业中专等教育方式的不同，在证书编号后面的括号内注明“普”、“成”、“职”等字样。如：证书编号（普）、证书编号（成）、证书编号（职）等。
⑵证书号编写规则：20位编码，1-3位为省市代码，4-9位为毕业年月份，10-13位为学校代码，14-15位为办学类型（01普通中专，02成人中专，03职业中专，04职业高中），16-20位为顺序号（由各学校自行编号，编号要具有唯一性），编号共计20位，如：301 200907 0101 01 00001。
附件2：
年 季河北省中等职业学校新生录取简明登记表
学校名称： 办学类型： 年 月 日
学 号 | 姓名 | 性别 | 民族 | 文化程度 | 身份证号 | 入学日期 | 学习形式 | 专业名称 | 学制 | 生源所在地 | 备注 |
学校意见（盖章）： 法人代表（盖章）： 教育厅备案意见（盖章）： 审核：
注：不同办学类型不得在同一页填写，办学类型必须是普通中专、成人中专、职业中专或职业高中。
附件3
毕业证书审核验印暨电子注册申请书
河北省教育厅：
我校 年招收人，于 年 月 日开学，实际备案人，学期期间学籍变动情况如下：
| 转学 | 留级 | 休学 | 复学 | 退学 | 小计 | 备注 |
增 |
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减 |
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经审核，操行评定及成绩全部合格准予毕业者共计 人，特报请验印并予以电子注册。
以上情况均经本校教务主任（学生处处长）、校长核实审查，如有错报、漏报等情况我校承担全部责任。
校长（签字）：
教务主任、学生处处长（签字）：
年月日
附件4：
核发中等职业学校毕业证明书登记表
照 片 | 姓 名 | 性 别 | 专业名称 | 学 制 | 入学时间 | 毕业时间 | |
年 | 年 月 | 年 月 | |||||
出生年月日 | 籍贯（省、市、县） | 学历层次 | 初高中 | ||||
毕业学校 | 原毕业证书编号 | 毕业证明书编号 | |||||
（ ）字 | （ ）字 | ||||||
学 校 意 见 | 省 教 育 厅 审 核 意 见 | ||||||
（公 章） 年 月 日 | （公 章） 年 月 日 | ||||||
附件5：
1、按照普通中专、成人中专和职业中专等教育方式的不同，在证书编号后面的括号内注明“普”、“成”、“职”等字样。如：证明书编号（普）、证明书编号（成）、证明书编号（职）等。
2、证明书编号规则：1-4位为补办年份，5-8位为学校代码，9-12位为补办顺序号（由各学校自行编号，编号要具有唯一性），编号共计12位，如：2009 0101 0001。
附件6：
河北省中等职业学校转学申请（确认）表（样表）
申请人 | 姓名 |
| 性别 |
| 民族 |
| 入学时间 |
| |
入学方式 |
| 学号 |
| 身份证号 |
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转出 | 专业 |
| 年级 |
| 学习形式 |
| |||
转入 | 专业 |
| 年级 |
| 学习形式 |
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转学 申请 理由 | |||||||||
学校 意见 | 转 出 | 转 入 | |||||||
签字： （盖章） 年 月 日 | 签字： （盖章） 年 月 日 | ||||||||
市教 育局 意见 | 转 出 | 转 入 | |||||||
签字： （盖章） 年 月 日 | 签字： （盖章） 年 月 日 | ||||||||
省级主管教育行政部门意见 | 转 出 | 转 入 | |||||||
签字： （盖章） 年 月 日 | 签字： （盖章） 年 月 日 | ||||||||
注 | 1、省属学校转学的，经转出、转入学校同意，报省教育行政部门确认；市属学校转学的，由设区市教育行政部门确认，跨省的经设区市和省级教育行政部门确认。 2、办理转学手续需提供新生录取备案登记表原件和复印件（加盖学校公章）、申请人在校学籍期间成绩单复印件（加盖学校教务部门章）及转学理由相关证明材料。 3、本表一式四份，由转出学校、转入学校、转出市教育局（或省级教育行政主管部门）和转入市教育局（或转入省级教育行政主管部门）各存一份。 | ||||||||
附件7：
河北省学生学籍异动情况备案登记表
姓名 | 学号 | 身份证号 | 学籍异动类别 | 转出年级 | 转出专业 | 学习形式 | 转入年级 | 转入专业 | 学习形式 | 备注 |
学校意见：
（盖章） 年 月 日 | 市或省级教育行政部门意见：
（盖章） 年 月 日 | |||||||||
备注：1、本表适用于除转学外的其它类别的学籍异动，包括转专业、休学、复学、留降级、退学等；
2、本表一式两份，省或设区市教育行政部门盖章确认后，学校、省或设区市教育行政主管部门各留存一份。
