广州市国土资源和房屋管理局关于公布实施《广州市国土资源和房屋管理局房地产档案对外利用规定》的通告
（穗国房字〔2009〕1302号）
为进一步规范房地产档案利用工作，我局重新修订了《广州市国土资源和房屋管理局房地产档案对外利用规定》，现予以公布。
特此通告。
广州市国土资源和房屋管理局
二○○九年十二月四日
二○○九年十二月四日
房地产档案对外利用规定
第一条 为充分利用房地产档案资源，规范房地产档案利用工作，根据《中华人民共和国物权法》、《中华人民共和国档案法》和国家有关法律法规，结合本市实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于需要利用本局房地产档案的单位和个人（以下简称利用人）。
第三条 广州市国土资源和房屋管理局负责组织实施本办法。广州市房地产档案馆具体负责房地产档案的提供利用工作。
第四条 本规定所称房地产档案，指广州市国土资源和房屋管理局在房屋管理、土地管理、矿产资源管理、测绘管理等各项房地产行政管理业务工作中形成的具有保存价值且已归档保管的文字、表格、图纸等不同形式的文件材料。包括：
（一）房地产登记档案；
（二）房地产产权处理档案；
（三）商品房预售许可证档案；
（四）中介服务管理档案；
（五）房屋租赁登记备案档案；
（六）物业管理档案；
（七）房屋安全鉴定档案；
（八）房屋拆迁管理档案；
（九）土地利用规划档案；
（十）建设用地档案；
（十一）土地监察档案；
（十二）矿业权档案；
（十三）其它种类档案。
其中房地产登记档案的利用按照《广州市城镇房地产登记资料查询办法》（穗国房字〔2008〕810号）执行。
第五条 符合下列条件的利用人可以利用相关的房地产档案：
（一）当事人（如用地单位、预售单位、拆迁单位、土地出让合同签订人、租赁合同签订人等）可以利用房地产档案中与其直接相关的行政办理结果和由其提交的文件材料。
（二）利害关系人可以利用房地产档案中与其利益直接相关的行政办理结果和有关文件材料。
（三）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门、税务、海关、审计等机关及仲裁机构、公证机构可以利用与其执行之公务或办理事项直接相关的房地产档案文件材料。
（四）律师因代理法院已立案受理的诉讼案件需要，可以利用与承办法律事务直接相关的房地产档案中的有关文件材料。
法律、法规、行政规章或档案移交部门另有利用规定的，从其规定。房地产档案中涉及的应公开政府信息，按有关政府信息公开规定执行。
第六条 利用人利用房地产档案，可以自己利用，也可以依法委托利用。
委托他人利用档案的，受托人应当提交载明档案利用相关事项的授权委托书和本人、委托人的有效身份证明；不能提交委托人身份证明的，授权委托书应当经过公证。境外委托人的授权委托书应当按照有关规定经过公证或者认证；委托材料是外文的，应当提交经公证的中文译本。
委托律师事务所利用档案的，承办律师应当提交委托人与律师事务所签订的委托合同、律师事务所介绍信和律师执业证等工作证件。
第七条 房地产档案中涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私和工作秘密的，按国家有关规定予以保护。
第八条 房地产档案的利用形式包括复制、阅览和摘录。
房地产档案的利用，原则上以复制为主要形式，档案复制件应当注明出处和日期，并加盖档案馆公章。档案阅览以扫描影像阅览为主要形式。
档案原件一般不外借，因司法鉴定需要借出的，应当按广州市房地产档案馆档案文件外借程序办理。
第九条 利用人利用房地产档案，应当出示合法证明，按照档案部门的要求进行登记，并提供房地产坐落、证书编号、文号等信息作为检索条件。
第十条 利用人利用房地产档案，应当提交以下证明材料：
（一）当事人为单位的，需提交载明档案利用事项的单位介绍信及承办人的工作证或身份证；当事人为个人的，需提交有效的身份证明。
（二）利害关系人除提供本条第（一）项的证明材料外，还需提供与查询事项有利害关系的证明材料。
（三）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门、税务、海关、审计等机关及仲裁机构、公证机构工作人员提交本单位出具的载明档案利用事由和事项的证明文件以及承办人的工作证件。
（四）代理诉讼案件的律师应当提交律师事务所证明、法院立案证明以及律师执业证等工作证件。
第十一条 有下列情形之一的，档案部门不提供利用：
（一）申请利用的房地产档案未移交房地产档案馆保管的；
（二）申请人未能按照本办法的规定提交合法的证明文件或者证明文件不齐全的；
（三）法律、法规、规章或档案移交部门规定不提供利用的。
第十二条 房地产档案利用人对所利用的档案内容负有正当使用的义务。因提交错误、虚假的证明文件骗取档案利用结果或因不当使用而给他人造成损失的，依法承担法律责任。
第十三条 利用档案应当在档案部门指定的场所内进行，不得擅自将档案带离指定场所；利用人应保持所查阅档案材料的完好，不得擅自复制档案材料和损坏利用设备。
利用人违反前款规定的，档案部门应及时予以制止；拒不改正的，可以停止提供档案利用；造成档案及设备损坏的，依法追究利用人法律责任。
第十四条 档案提供利用按照规定收取费用。收费标准按照物价行政主管部门规定执行。
第十五条 本办法自2009年12月4日起实施，有效期5年。有效期届满，根据实施情况依法评估修订。
