各镇人民政府，各区管委会，市政府直属各单位：
《三亚市行政机关电子公文处理办法》已经市政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
二○一一年八月二十三日
三亚市行政机关电子公文处理办法
第一条 为在我市推行电子公文，使全市行政机关的电子公文传输和处理规范化、制度化，提高公文处理效率，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和《海南省行政机关公文处理实施细则》（琼府〔2001〕69号）的有关规定，制定本办法。
第二条 本办法所指电子公文，即全市行政机关及事业单位制作并通过市党政信息化办公平台（以下简称办公平台）处理后形成的，存储于磁盘、光盘等载体的，依赖计算机系统阅读、处理并可通过网络传输的具有规范格式的公文的电子数据。
三亚市党政信息化办公平台是实现本市各级政府之间、政府与其职能部门之间以及各职能部门之间公文交换的平台。
第三条 电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。
第四条 电子公文处理，指电子公文的生成、发送、接收、办理过程，其处理应符合《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》和《海南省行政机关公文处理实施细则》的有关规定。
第五条 市政府办负责全市行政机关电子公文处理的指导工作；各级行政机关办公室（或秘书科）负责本级机关电子公文处理工作；市党政综合网络信息中心负责维护和管理办公平台。
第六条 各级行政机关的电子印章仅限于电子公文传输使用，其制发、使用和管理，按《三亚市电子印章管理暂行办法》执行。
第七条 各级行政机关应指定专人负责电子公文的接收发送及电子印章、账户、密码的保管工作，做到上班时间实时动态收发和管理，并及时主动将收发文情况告知来（发）文单位。
第八条 各级行政机关应以电子公文的形式行文，不再印发纸质公文。相关的图纸、档案等材料也应发送电子数据，确有困难无法形成电子数据的，应于电子公文发出的同时派人送达。
第九条 接收电子公文的单位应对公文的发送单位、公文的完整性和体例格式等进行核对，对不能正常接收或发现发送错误的电子公文，应及时与发送单位联系，查明原因，并及时作出处理。
第十条 各级行政机关收到电子公文后，提出拟办意见呈领导审签。领导可直接审签电子公文，也可审签与该电子公文对应的纸质公文。
第十一条 经领导审签需转各级行政机关处理的公文，以电子公文的形式发送至相关部门，相关部门按照所接收到的领导批示及时办理。如需再转其它部门继续办理的，也应以电子公文的形式转办。
第十二条 各级行政机关对各类请示（或函）件，以电子公文的形式批（函）复。
第十三条 各级行政机关代市政府草拟的各类文稿，经机关主要领导审签后，以电子公文的形式直接发送市政府办。
第十四条 需社会周知的事项，通过互联网、政府门户网站和新闻媒体发布。
第十五条 各级行政机关应公开电子公文处理的过程状态（处理内容除外）。电子公文处理的过程状态包括处理部门、处理人以及处理时间等。
第十六条 各级行政机关均可查询相关电子公文的处理状态，并发出催办或质询通知。
第十七条 电子公文办理完毕后，由各级行政机关办公室自动归档保存。
电子公文原则上由电子公文形成单位负责归档，各收文单位负责登记收文情况，以备查询。须收文单位办理或归档的文件，发文单位和收文单位都应当归档。联合发文，由主发单位负责归档。
第十八条 各级行政机关制发或者接收的各类电子公文，可印制规定数量的红头纸质件归档保存，印制不限数量的黑头纸质件传阅。
第十九条 涉密公文和信息严禁通过办公平台传输、处理。
第二十条 为了确保该系统的安全、稳定运行，市各级行政机关用于电子公文处理的计算机及相关设备严禁与国际互联网联接，违反规定擅自接连国际互联网的部门或个人，造成政府文件泄密的，视情节轻重，依法追究其责任。
第二十一条 本办法由市政府信息化主管部门负责解释。
第二十二条 本办法自发布之日起施行。
